Надо ли после 1 марта 2023 года вести журнал учета движения путевых листов?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Надо ли после 1 марта 2023 года вести журнал учета движения путевых листов?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Исправления в путевых листах допускаются или нет
04.03.2013 Интернет, стартапы
При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:
Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.
Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.Путевые листы: правила заполнения в 2021 году
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр.
Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Ответственный за ведение Журнала
Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.
Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу. Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна? В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением случаев, когда водитель направляется в командировку.
Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.
Что нужно добавить в путевые листы с 1 января 2021 года?
С 1 января 2021 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.
В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.
Виды сообщения по статье 4 закона № 259-ФЗ могут быть следующими:
- Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляемые в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
- Перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов.
- Перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов.
- Перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов.
- Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением границы, в том числе транзитом.
- Сведения о перевозке — новый реквизит путевого листа. К этим сведениям относится информация о виде сообщения и виде перевозки (п. 6 Порядка заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса РФ № 368).
Для заполнения этого реквизита укажите:
1) в информации о виде сообщения:
- городское, если оно осуществляется в границах населенных пунктов;
- пригородное, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
- междугороднее, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов;
- международное, если оно осуществляется за пределы территории РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы РФ, в том числе транзитом через территорию РФ;
2) в информации о виде перевозки:
- регулярные;
- по заказам;
- легковыми такси.
Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе.
Сведения Ситуация «городская регулярная перевозка» Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта «городская перевозка по заказам» Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта «пригородная регулярная перевозка» Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта «пригородная перевозка по заказам» Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстояние до 50 км в другом населенном пункте «междугородняя перевозка легковым такси» Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
На какой срок выдается путевой лист
Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.
В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.
Похожие записи: