Порядок предоставления и использования ежегодного оплачиваемого отпуска
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок предоставления и использования ежегодного оплачиваемого отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных положениями ТК РФ и иных федеральных законов, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ).
Комментарий к ст. 122 TК РФ
1. Право на использование оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, с возможностью предоставления отпуска по соглашению сторон и до истечения указанного периода времени.
2. Для некоторых категорий работников (например, женщин в связи с беременностью и родами — см. комментарий к ст. 260 ТК), определяемых ТК, иными федеральными законами, установлено право на досрочное использование отпуска, т.е. авансом.
3. Оплачиваемый отпуск в последующие годы работы может предоставляться работникам в любое время рабочего года с соблюдением требований ст. 123 ТК (см. комментарий к данной статье).
Внесение изменений и дополнений в график отпусков
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Согласно ст. 124 ТК РФ работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск или перенести его на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
— временной нетрудоспособности работника;
— исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Кроме того, законодательство не ограничивает право работодателя пойти навстречу работнику и предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период, не соответствующий графику отпусков.
Пример 4
При составлении графика отпусков в 2013 году работником была заявлена одна дата начала отпуска — 2 июня 2014 года, а по истечении времени он написал заявление о предоставлении ему отпуска совершенно в другое время — с 23 июня 2014 года. В этом случае работодатель не обязан выполнять пожелание сотрудника, т.к. график отпусков обязателен для обеих сторон. Однако если принято решение о предоставлении отпуска по заявлению работника, то в график отпусков необходимо внести изменения на основании приказа.
Кроме того, изменения вносятся при отзыве сотрудника из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
В отношении отпусков работников, которые были приняты на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, порядок и необходимость внесения таких дополнений действующим законодательством не урегулированы, поэтому работодатель может самостоятельно определить приемлемый вариант.
Пример 5
Новый работник принят на работу в мае 2014 года, и через шесть месяцев он может получить ежегодный оплачиваемый отпуск. Естественно, в графике отпусков на 2014 год его отпуск не учтен, т.к. график составлялся в декабре 2013 года.
В этом случае для отражения данных об отпусках новых работников целесообразно составить дополнительный график отпусков и утвердить его как приложение к основному графику (тем самым дополнив существующий график).
Вместе с тем законодательство не обязывает составлять дополнительные графики, поэтому отпуска новым работникам вполне допустимо предоставлять на основании их заявлений и приказа.
Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков вне графика
Часто на практике возникают ситуации, когда в силу каких-либо обстоятельств нет возможности четко следовать утвержденному графику отпусков.
Нередки случаи возникновения неожиданной потребности в ежегодном оплачиваемом отпуске со стороны работника. Идя навстречу работнику в подобных ситуациях, работодатель должен четко осознавать, что, принимая заявление о предоставлении отпуска, также необходимо выполнить требования законодательства и произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Во многих компаниях сотрудники не имеют возможности использовать ежегодный оплачиваемый отпуск целиком. В данном случае законодательством предусмотрена возможность по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей такого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Когда разделенный по частям отпуск запланирован работником заранее и включен в график отпусков, подобные отпуска предоставляются по общим правилам: работник уведомляется о дате начала отпуска не менее чем за две недели, а отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Но иногда доходит до крайности, и работники внепланово просят предоставить один или два дня оплачиваемого отпуска. В этом случае работодатель не обязан выполнять просьбу работника и предоставлять отпуск.
Удлиненные основные и дополнительные отпуска
Помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней статья 115 ТК РФ предусматривает такое понятие, как удлиненный основной отпуск более 28 календарных дней. Удлиненные основные отпуска предоставляются в соответствии с ТК РФ либо иными федеральными законами.
Так, удлиненные отпуска предоставляются:
— работникам в возрасте до 18 лет (такие отпуска составляют 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ));
— педагогическим работникам (продолжительность удлиненного отпуска им устанавливается Правительством РФ (ст. 334 ТК РФ)).
Кроме того, правом на удлиненные отпуска пользуются федеральные государственные служащие государственной гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Отпуск работающих инвалидов составляет не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются (ст. 116 ТК РФ):
— работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
— работникам, имеющим особый характер работы;
— работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
— в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия их предоставления определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Пример 14
На основании ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.
В данном случае законодательство четко устанавливает, что если в трудовом договоре обозначено, что работник принимается на работу на условиях ненормированного рабочего дня, то ему устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней. Впрочем, работодатель в локальном нормативном акте компании может предусмотреть и большую продолжительность такого отпуска, т.к. согласно ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.
Обратите внимание, что перечень должностей работников, для которых определен ненормированный рабочий день в соответствии со ст. 101 ТК РФ, должен быть установлен коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (обычно правилами внутреннего трудового распорядка).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Пример 15
Сотрудница, кроме основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней, имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня за ненормированный рабочий день. Следовательно, общая продолжительность отпуска составит 31 календарный день.
По соглашению с работодателем она разделила отпуск в графике отпусков на два периода: 15 дней — в июне 2014 года и 16 дней — в августе 2014 года. В результате в июне 2014 года работница использует 15 календарных дней основного оплачиваемого отпуска, а в августе 2014 года — 13 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 3 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска.
В отношении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, следует отметить, что при предоставлении указанного дополнительного отпуска учитывается только фактически отработанное время в соответствующих производствах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 121 ТК РФ).
При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20).
К сведению. Напоминаем, что в ст. 139 ТК РФ Федеральным законом от 02.04.2014 N 55-ФЗ внесены изменения в части размера среднемесячного числа календарных дней, используемого при расчете отпускных выплат. Таким образом, с 02.04.2014 оно составляет 29,3 (прежде — 29,4).
Если сотруднику требуется перенести свой отпуск, он пишет заявление. Составляется документ за две недели до наступления запланированного отдыха. Если документ передается в более короткий срок, руководитель может его не принять и не согласовать перенос. В заявлении лучше указать причину переноса, так как это повлияет на решение руководителя согласовать перенос или нет.
Иногда причины переноса не зависят от воли работника. Обычно это связано с заболеванием, или срочными делами на работе. В таком случае если нет возможности отгулять дни после решения проблем, составляется заявление на перенос. Неиспользованные дни работнику положены в любое удобное время.
Заявление имеет вид формального письма и пишется на имя директора или ответственного специалиста. Вписываются даты желаемых каникул и дата составления документа с подписью работника. Важно в срок передать его ответственным специалистам, для обработки.
По согласованию с руководителем можно перенести ранее запланированный отпуск, важно позаботиться об этом заранее.
Отпуск – долгожданный период в жизни трудящегося человека, который гарантирован государством. Конечно, неприятно прерывать свой заслуженный отдых, но в силу обстоятельств такое случается достаточно часто.
Редко получается взять сразу все положенные дни. Для этого отпуск делится на части. При необходимости его можно перенести на другое время. Все указанные возможности являются компромиссом для работодателя и работника, если нет возможности отгулять каникулы в полной мере.
Можно ли разделить отпуск на части по 14 дней?
Оптимальным решением можно назвать разделение 28-дневного отдыха на 2 части по 14 дней. Отпуск в течение 2 недель позволяет сотруднику полноценно отдохнуть от работы, работодателю — легко произвести расчеты отпускных выплат.
При другой схеме разделения следует учитывать следующий нюанс: согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ допускается отзыв работника из отпуска с его согласия, но если работник разделил первую часть отпуска и отдыхал в течение 2 недель, то ситуация будет иной. Например, в случае, когда он отдыхал одну неделю в январе и одну — в марте, а также взял 2 недели отпуска в июле, при необходимости отозвать сотрудника в период летнего отпуска сделать это будет невозможно даже при наличии согласия. Ведь обойти требование закона о не менее чем 14-дневной продолжительности хотя бы одной из частей отпуска нельзя — и это не очень удобно в случае возникновения сложных производственных ситуаций, когда требуется присутствие конкретного сотрудника.
Отпускные за рабочие и выходные дни
Трудовой кодекс не регламентирует, как работник может использовать разделение основного отпуска. Заявление служащий составляет самостоятельно. В качестве отпускных дней он может взять:
- рабочие дни;
- рабочие и выходные дни;
- выходные дни.
В зависимости от этого фактический срок отпуска может быть разным. Тут возможны следующие ситуации (см. таблицу).
| № | Что в заявлении | Что с отпускными |
| 1 | Сотрудник написал заявление на всю неделю – с 1 по 7 августа 2016 года. Период охватывает рабочие и выходные дни. | Руководитель выплачивает отпускные за все семь дней. Этот вариант встречается в большинстве случаев. Никаких споров и вопросов он не вызывает. |
| 2 | Заявление написано сотрудником на период с 1 по 5 августа 2016 года. Он включает пять рабочих дней. Такая ситуация возможна. | Работодатель не может обязать служащего исправить срок окончания на 7 августа. Отпускные выплачивают только за указанный период, а 6 и 7 августа считают выходными днями. Фактический срок отпуска из-за этого увеличивается на два дня. |
| 3 | Заявление написано работником на 6 и 7 августа 2016 года. Эти дни являются выходными | Такой вариант отпуска для сотрудника не выгоден. Он и без этого имеет право отгулять выходные дни. Отпускные выплачивают за 6 и 7 августа. |
Обычно работодатель идет навстречу и удовлетворяет просьбу работника.
Законодательством это поддерживается, кроме того, понимающее и внимательное отношение начальника к подчиненному только укрепит благоприятные отношения в коллективе.
Хотя причины переноса отпуска по инициативе работника могут быть вполне убедительными, возможны и такие ситуации, когда в переносе отпуска может быть отказано – и причины эти вполне официальные, хотя и исключительные.
В частности, такой причиной может стать аврал на работе. В такой ситуации заявление типа “…прошу перенести отпуск в связи с семейными обстоятельствами” может не сработать. Ведь если уход сотрудника на отдых может слишком неблагоприятно сказаться на общем ходе работы компании, начальник имеет право отказать в переносе отпуска.
Бывают случаи, когда перенос отпуска по желанию работника невозможен. Например работодатель не имеет права давать согласие на изменение графика отпусков для некоторых категорий сотрудников . Это:
- сотрудники, работающие во вредных или опасных условиях труда;
- сотрудники моложе 18 лет.
Даже если работники этих категорий напишут заявление с просьбой перенести их отпуск, руководитель не вправе рассматривать такую возможность – в целях безопасности самих же сотрудников.
Возможны и обратные ситуации. Есть категории сотрудников, которым руководитель отказать не в праве. К ним относятся:
- сотрудницы, планирующие использовать ежегодный отпуск перед декретом или после него, а также по окончанию отпуска по уходу за ребенком;
- сотрудники-мужчины, которым необходимо совместить свой отдых с отпуском жен по беременности и родам;
- супруги военнослужащих – им требуется отпуск одновременно с отпуском супруга;
- сотрудники, усыновившие ребенка или детей младше 3 месяцев;
- совместители – им необходим отпуск, одновременный с отпуском по основному месту работы.
Все вышеперечисленные категории работников могут брать отпуск в любое время. Но в графике отпусков, который составляется в начале года, все же необходимо указывать хотя бы ориентировочные сроки их отдыха. Иначе пустые даты или не включение таких работников в график может расцениваться проверяющими как нарушение.
Для получения права на отпуск сотрудник должен иметь стаж работы на конкретном предприятии.
Ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 дней предоставляется по прошествии 12 месяцев со дня начала непрерывной трудовой деятельности в данной организации. Этот период является рабочим годом, и у каждого сотрудника он индивидуален. Если во время года были периоды, не включаемые в трудовой стаж, конец рабочего года переносится на соответствующее количество дней.
Начиная со второго рабочего года сотрудник может брать очередной отпуск в любое время, которое выберет или в соответствии с утверждённым на предприятии графиком отпусков. Если он использует его и будет уволен до истечения текущего рабочего года, из его будет удержана компенсация за эти дни.
Как только сотрудник отработал в организации шесть месяцев, он имеет право на использование основного отпуска. По договорённости с руководством или согласно установленным правилам организации, зафиксированным в локальных нормативных актах, отдых может быть предоставлен и до этого периода, «авансом». При этом он полностью оплачивается .
Работодателям запретили делить отпуск на части — откуда эта информация?
О том, что нельзя делить отпуск на части, действительно не раз заявлял Роструд на своем сайте онлайнинспекция.рф. Свежие разъяснения от 25.01.2021 можно найти здесь, а это из более ранних. Но фраза о запрете деления вырвана из контекста. Оба раза ведомство рассматривало ситуации, когда работники пожелали использовать весь отпуск сразу, а работодатели их не отпускали, требуя брать время отдыха по частям и даже самовольно разбивая отпуск на части в графике.
Вспомним, что мы говорили выше о ст. 125 ТК РФ. Деление отпуска на части возможно по соглашению работника и работодателя. То есть определяющим фактором является наличие согласия обеих сторон трудового договора. В этих же ситуациях на делении отпуска настаивали работодатели, а работники были против. Немудрено, что Роструд ответил запретом.
ВАЖНО! Если заставить работника делить отпуск на части против его воли, возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. (до 70 000, если нарушение повторяется).
Как это обычно и бывает, высказывания трудового ведомства не остаются незамеченными. Их подхватывают СМИ, своими громкими заголовками раздувая из мухи слона и пугая работодателей штрафами. Не остаются в стороне и некоторые государственные деятели, которые сразу начинают предлагать закрепить запрет на деление отпуска на части в законе. Причем о том, что такой нормативный запрет может быть невыгоден самим же работникам, никто почему-то не думает.
В общем, гул о том, что больше нельзя делить отпуск на части, — просто очередной повод поговорить. Можете продолжать спокойно предоставлять отпуска по частям. Разумеется, если не нарушаете требование об обоюдном согласии и соблюдаете правила дробления.
Ответственность за нарушения
Имеет ли право работодатель разделить отпуск без согласия сотрудника, определяет Письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г. Данное действие будет неправомерным, как и решение о разбивке отпуска, определении длительности его частей и периода, на который они будут приходиться. То же относится и к изданию внутренних нормативных актов, предписывающих подобное разделение (ст. 8 ТК). Поэтому руководителю необходимо действовать методом убеждения с описанием неблагоприятной обстановки, сложившейся на предприятии.
Если работник не согласен разделять отпуск или выходить на работу до его окончания, он вправе проигнорировать приказ начальства. В случае возникновения негативных последствий нужно обратиться в Инспекцию труда. Какое-либо принуждение в такой ситуации будет признано административным правонарушением, классифицируемым ч. 1 ст. 5.27 КоАП. За его совершение налагаются предупреждение или штрафные взыскания в размере:
- 1000–5000 р. для директора или индивидуального предпринимателя.
- 30000—50000 р. для предприятия.
Когда у сотрудника возникает право на оплачиваемый отдых по закону?
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, в установленные сроки. По закону, право на отдых после трудоустройства возникает минимум после 6 месяцев стажа. Начиная со второго рабочего года, отпускные дни могут предоставляться в другое время, в соответствии с утвержденным графиком.
Даты начала и завершения отдыха определяются работодателем с учетом протекания производственного процесса, пожеланий подчиненных. Надо отметить, что рабочий год – индивидуальная величина, которая начинает исчисляться с момента принятия сотрудника на должность. По согласованию сторон отпуск может быть предоставлен до истечения полугода с даты трудоустройства.
Сроки расчетов по выплате среднего заработка; документальное оформление
В соответствии со ст.136 ТК РФ оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.
Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца.
При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата налога на доходы также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет (см. ответ на вопрос 29 Разъяснений по вопросам порядка исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц, доведенных Письмом МНС России от 14 августа 2001 г. N ВБ-6-04/619).
Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца, вне зависимости от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.
При уходе работников в отпуск должны составляться и заполняться «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (форма N Т-6) и «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма N Т-60), формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
При убытии в отпуск в один день целой группы работников может использоваться «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (форма N Т-6а).
Форма применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодных оплачиваемых, без сохранения заработной платы, учебных и т.п.).
«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (форма N Т-6) составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом).
После подписания приказ доводится под роспись работнику, и на его основании работник кадровой службы заполняет «Записку — расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма N Т-60).
Приказ и записка — расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.
На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (производятся работником отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (производятся работником бухгалтерии).
На сколько частей и как допускается разделение отпуска на части? Оформление процедуры по ТК РФ и образцы документов
Далеко не каждый официально трудоустроенный гражданин желает разово оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме. Многие предпочитают делить его на несколько частей.
Разбивка отдыха – это вопрос, имеющий множество особенностей и требующий оформления ряда документов: заявления, согласия, приказа, уведомления, соглашения. Состав документов меняется в зависимости от ситуации.
Разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части по закону допускается по ст.125 ТК РФ при обоюдном согласии обеих сторон трудовых отношений.
Разделение отпускного периода законного отдыха на меньшее количество дней является правомерным, если одна из частей отпуска будет не менее 14 дней.
Инициатива о разбивке ежегодного оплачиваемого отдыха на составляющие может исходить с любой стороны – как от работодателя, так и сотрудника.