Как оформить отказ от участия в тендере: пошаговая инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить отказ от участия в тендере: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?
Чтобы отозвать заявку, поданную на участие в открытой электронной закупке, необходимо сформировать с использованием функционала электронной площадки отзыв и подписать его электронной подписью.
Если участник отзывает свою заявку до окончания срока её подачи, то она считается отозванной с момента подписания отзыва на электронной площадке. В случае если заявка отзывается с момента подведения итогов закупки до размещения в ЕИС проекта контракта — с момента, когда оператор площадки направил отзыв заказчику и в ЕИС.
Если конкурс закрытый или аукцион проводится не в электронной форме, то отзыв заявки нужно направить заказчику. С момента его получения заказчиком заявка считается отозванной (ч. 11 ст. 43 Закона № 44-ФЗ).
Сообщить поставщику, что он проиграл в конкурсе, или просто промолчать?
«А что делать с надоедливыми поставщиками?» — спрашивает у меня участник тренинга «Переговоры о закупках». После некоторого уточнения, выясняется, что речь идет о поставщике, которого «до кучи» привлекли к участию в конкурсе, чтобы конкурс состоялся, хотя закупщик уже точно знал, кого он выберет. У менеджера не нашлось силенок, чтобы сообщить ему об отказе, поэтому он просто от этого поставщика скрывается — не отвечает на звонки и письма, если «попадается», то говорит, что занят сейчас и сообщит о решении руководства, но руководство сейчас еще рассматривает варианты и т.п. Не буду сейчас говорить о пробелах в процедуре выбора поставщика в этой компании — либо процедура устарела, либо закупщики ленятся и выполняют ее формально, либо конкретный человек сидит на откате (что еще можно сказать, когда конкурсанты добираются «до кучи» и заранее известен победитель?), а остановлюсь на контактах с поставщиками при проведении конкурса.
90% закупщиков объявляют конкурсы и не сообщают об их результатах участникам. Причин несколько: отсутствие элементарного воспитания, незнание законодательства (и на коммерческие компании распространяется ГК) и просто неумение отказывать. Наверное, «бегать» от надоедливого продавца куда приятнее, чем сказать ему «спасибо за участие, выиграла другая фирма» 🙂
А зачем отвечать, спросит меня закупщик. Умолчу про плюс в карму и законопослушность — это, увы, не в чести у многих российских менеджеров 🙂
Скажу про шкурный интерес:
1. в следующий раз ведь опять придется кого-нибудь «до кучи» привлекать, а этот поставщик откажется, придется тратить время на поиски другого;
2. репутация компании на рынке неуклонно начинает падать ;
3. мир тесен и когда-нибудь этому закупщику придется оказаться на рынке труда — выбор у него уже на несколько потенциальных работодателей окажется меньше;
4. всякое случается и победитель может по разным причинам выбыть из игры, вот тогда проигнорированные участники могут «отыграться», ведь чаша весов сдвинется в их пользу.
Когда используют отказ
С 2019 года большинство конкурсов проводятся в форме электронных торгов, что облегчает участие в тендерах, повышает конкуренцию и позволяет заказчикам привлечь лучших поставщиков. Заявки в электронных аукционах поставщики отзывают на электронной площадке в разделе «Мои заявки на участие». Но если заявка на конкурс подается в конверте, то и уведомление об отказе от участия пишется на бумаге.
Заказчики нечасто используют открытые конкурсы, они проводятся в исключительных случаях, перечисленных в п. 44 ст. 112 44-ФЗ:
- если госзаказчик ведет деятельность на территории других государств (ст. 75, 111.1);
- для запроса котировок на нужды неотложной медицинской помощи (ст. 76);
- для гуманитарной помощи (ст. 80);
- закупки для устранения последствий чрезвычайных ситуаций (ст. 82);
- для проведения закрытых торгов (ст. 84);
- для закупки только у одного поставщика (ст. 93);
- для проведения закупок по решению Правительства РФ (ст. 111).
Ответственность поставщика при отказе от заключения контракта по 44-ФЗ
Победивший в тендере поставщик обязан подписать договор на предоставление ТРУ, даже если у него нет товаров или финансов для предоставления обеспечения либо не функционирует оборудование, используемое в процессе производства.
К серьезным причинам для выхода из сделки не относят изменение изначально запланированных условий. Под последним понимается резкий скачок курса валюты, лишающей исполнителя выгоды при закупке зарубежной продукции. Также это может быть ситуация, когда у продавца нет ресурсов для выполнения условий.
Покупатель не станет заставлять вторую сторону соглашения закрепить сделку в случае отказа последнего от заключения контракта по 44-ФЗ после проведения, например, аукциона. Однако продавцу нужно понимать, что за подобным его решением последует наказание:
- Присвоение организатором тендера обеспечения поданной на торги заявки.
- Включение компании исполнителя в РНП. В таком случае она не сможет участвовать в государственных и муниципальных закупках. Дело в том, что организаторы торгов подобного уровня обычно работают только с претендентами, отсутствующими в данном реестре.
Письмо-отказ от участия в тендере
Высшее и специальное образование по закупкам: ХГУЭП, диплом с отличием по специальности «Юриспруденция» и ГАПМ им. Н.П. Пастухова, диплом с отличием по программе «Управление закупочной деятельностью».
Отзыв заявки на участие в электронном аукционе происходит на самой электронной площадке. Оно отправляется оператору торгов. Данное действие делается в один клик.
Бывает, что сами организаторы проводят тендер со своей выгодой и поэтому присылают извещение менее чем за три дня до начала.
Согласно закону 44-ФЗ, возможность отказа предоставляется заказчику даже после окончания конкурсной процедуры, объявления победителя и внесения протокола в ЕИС. Однако и в этом случае есть нюансы.
Цена входа — это та сумма, с которой вы начинаете торг. Цена выхода — с которой заканчиваете. Цену входа вы объявляете покупателю, вторую — держите в голове.
Случаи уклонения от заключения контракта победителем закупки
В соответствии со статьей 83.2 Федерального закона № 44 победитель электронной процедуры (за исключением победителя, предусмотренного частью 14 настоящей статьи) признается заказчиком уклоняющимся от заключения договора, если:
- в сроки, предусмотренные настоящей статьей, не направил заказчику проект договора, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени указанного победителя
- не направил протокол о несогласии, предусмотренный частью 4 настоящей статьи
- не соответствует требованиям, установленным статьей 37 настоящего Федерального закона (в случае уменьшения цены договора, суммы удельных цен товаров, работ, услуг на двадцать пять и более процентов от первоначальной (максимальная) цена договора, начальная сумма удельных цен товаров, при проведении аукциона или электронного конкурса, работ, услуг).
При этом клиент не позднее одного рабочего дня со дня признания победителем электронной процедуры уклонения от заключения договора оформляет и размещает в единой информационной системе и на электронной площадке с использованием системы информирования протокол о признании победителем торгов обхода заключения договора, содержащий сведения о месте и времени его составления, о признании факта обхода заключения договора, о факте что является основанием для указанного признания, а также реквизиты документов, подтверждающих этот факт.
Как оформить отказ от участия в тендере: пошаговая инструкция
В любой момент до заключения контракта заказчик может от него отказаться, если узнает, что победитель процедуры указал о себе недостоверную информацию либо не соответствует установленным требованиям. Отметим, что если для заключения контракта устанавливаются дополнительные требования, они должны быть указаны в конкурсной документации и извещении о закупке. Отсутствие таковых требований является нарушением закона.
В случае отказа заказчика от заключения контракта с победившим участником аукциона необходимо составить соответствующий протокол. Документ подлежит размещению в ЕИС в течение следующего рабочего дня после того, как заказчик обнаружил основания, которые не позволяют ему заключить контракт.
После этого нужно известить самого поставщика — на это заказчику отводится не более двух рабочих дней. Уведомляется победивший участник аукциона направлением протокола об отказе от заключения контракта. Он также вправе обжаловать решение заказчика.
Денежные средства, которые победитель аукциона перечислил заказчику в качестве обеспечения контракта, следует вернуть. Ведь контракт стороны не заключили, а значит, обязательства, которые обеспечиваются этими денежными средствами, так и не наступили.
На то, чтобы возвратить деньги поставщику, у заказчика есть максимум 5 рабочих дней. Отсчет начинается с даты отказа от заключения контракта. Если заказчик этого не сделает, то нарушит статью 1102 Гражданского кодекса и получит необоснованное обогащение.
Законодательство не устанавливает определенной формы для протокола об отказе от заключения контракта. Это значит, что заказчик может составить этот документ по своему усмотрению. Однако важно, чтобы в нем присутствовали такие данные:
- сведения о поставщике, с которым должен был быть заключен контракт (наименование, адрес и другая информация);
- основание для отказа от подписания контракта;
- наименования документов (с указанием их реквизитов), которые подтверждают это основание;
- дату и место составления протокола.
Составить протокол может контрактный управляющий или иное лицо, на которого возложена функция осуществления госзакупок. Подписать же его следует руководителю заказчика или иному уполномоченному лицу. После составления протокол размещается в ЕИС и направляется поставщику, от заключения контракта с которым заказчик отказался.
При несостоявшемся электронном аукционе госзаказчик:
- заключает договор с единственным поставщиком, если он определен;
- проводит торги заново, если победителя нет.
Новую процедуру проводят в формате запроса предложений или другим способом на усмотрение заказчика.
Заказчик продлевает срок приема заявок на четыре дня при отсутствии предложений или отклонении всех участников. Если предложения все равно не поступят, то проводят повторный запрос котировок.
Если определен единственный участник, то с ним заключат договор.
Письмо о невозможности поставки товара
Можно, конечно, связаться с заказчиком и пояснить ваше нежелание исполнять контракт. Есть шанс, что заказчик очень пристально рассмотрит вашу заявку и найдет основания для ее отклонения. Но этот вариант зависит исключительно от оформления ваших документов и от позиции членов комиссии. Не будем забывать, что за неправомерное отклонение заявки они могут понести персональную административную ответственность (п. 2, п. 6 ст. 7.30 КоАП РФ).
Если протокол подведения итогов закупки опубликован, стороны переходят на стадию заключения контракта. В этой ситуации отказ от подписания договора равнозначен уклонению.
При уклонении поставщика от заключения контракта заказчик обязан направить сведения об уклонисте в территориальный УФАС. Тот будет решать вопрос о включении вас в реестр недобросовестных поставщиков.
Контрольный орган назначает дату и время рассмотрения дела, и вы имеете право на нем присутствовать. Возможно, при наличии уважительных причин, вы сможете убедить антимонопольный орган не включать вас в реестр.
Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) – список ИП, юрлиц и их руководителей/учредителей, которые не могут участвовать в госзакупках. Поставщик попадает в РНП на 2 календарных года.
Если же вы уже подписали контракт, то единственная возможность избежать его исполнения, – это расторжение по соглашению сторон. Очевидно, что в данной ситуации все будет зависеть от воли заказчика.
Почитайте другие мои статьи о тендерах:
Как взыскать долг по госконтракту?
Как правильно передать товар по контракту? 7 лайфхаков для предпринимателя
Можно ли увидеть заявки конкурентах на тендерах?
Как добросовестный поставщик попал в “черный список”. История о потерянном контракте.
Наиболее вежливой и ни к чему не обязывающей формулировкой отказа от участия в тендере считается временная загруженность компании: очень много текущих заказов, не можем взять на себя дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно поучаствуем.
Если же и в следующий раз не планируете, используйте стандартный довод “дело не в тебе”: объясните отказ невозможностью выполнить сложные условия контракта из-за несоответствия уровня компании, нехватки ресурсов, мощностей, опыта. Конкретные примеры формулировок смотрите в образцах.
Различные процедуры торгов предусматривают различные условия выхода из тендерной гонки. Но в любом случае сделать это нужно до момента окончания приема предложений.
- Проще всего, если вы подали заявку на электронный аукцион. В этом случае достаточно зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку “Отозвать”. Средства обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
- Чуть сложнее с запросом котировок. Процедура предполагает возможность отказа от участия в тендере, только если заказчик внес изменения в извещение. Тем не менее отозвать заявку можно в любом случае: по закону заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной. Пришлите вторую, и вашу кандидатуру рассматривать не будут.
- При отказе от участия в открытом конкурсе следует направить заказчику уведомление. Сделать это нужно до момента завершения приема заявок, в той же форме, в какой вы получили конкурсную документацию: бумажной или электронной. В первом случае логично воспользоваться услугами курьера, а не отправлять бумаги почтой, так как велика вероятность не уложиться в сроки. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере. Вернуть обеспечение заявки заказчик обязан в течение 5 дней.
Вы выиграли тендер. Отлично, но в процессе согласования контракта с заказчиком выявились некоторые детали, изначально не отраженные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка оборудования, но и его сборка в полном объеме. В итоге затраты на исполнение договора увеличились, и вам это стало невыгодно. Что делать?
Строго говоря, победитель тендера не имеет права отказаться от подписания контракта с заказчиком. Даже описанное увеличение расходов не является для этого основанием. Считается, что все уточняющие вопросы участник должен направить заказчику на этапе подачи предложений. А если заявка подана, это значит, участник оценил все риски и согласен с условиями контракта.
Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о юридическом лице и учредителях попадут в РНП. Это лишит компанию возможности участвовать в госзакупках на 2 года, и в принципе нанесет серьезный ущерб бизнес-репутации. Как не попасть в “черный список” – читайте в нашей статье.
Существует 3 неофициальных способа все-таки отказаться от подписания контракта. Тем не менее каждый из них связан с риском попадания в список недобросовестных поставщиков.
- Оптимальный вариант – договориться с заказчиком о расторжении договора по взаимному согласию сразу же после его подписания. В этом случае есть вероятность, что заказчик откажется сотрудничать. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
- Найдите несоответствие документации в собственной заявке, поданной на выигранный тендер. Вы можете подать жалобу в ФАС на действия заказчика, обвинив его в том, что он вообще не должен был рассматривать вашу заявку. Срок подачи жалобы – 10 дней с момента публикации протокола рассмотрения заявок.
- Пропустите срок подписания договора, предварительно собрав доказательства своей невиновности в этом. Например, документы, подтверждающие, что контракт не подписан по причине болезни директора, DDoS атаки на корпоративную сеть. В этом случае у вас будет шанс доказать комиссии ФАС непреднамеренность уклонения, и в РНП вас не внесут. Однако следует помнить, что это фальсификация, а мнение комиссии чаще бывает на стороне заказчика.
Желаем вам не попадать в рассмотренные ситуации, и не подвергать риску свою репутацию. А если вам требуется набор инструментов тендерного профессионала или консультация специалиста, добро пожаловать в Синапс.
Письмо отказ от предложения (образцы)
Уважаемый Альберт Семенович,
Бесплатная юридическая консультация:
Мы внимательно изучили концепцию предложенного Вами рекламного ролика. Ваша идея отличается профессионализмом и креативностью, однако она недостаточно точно отображает наше видение проекта. На данный момент мы приняли решение заключить договор с другим рекламным агентством.
Благодарим за предложение.
Уважаемый Альберт Васильевич,
Спасибо, что нашли время и приняли участие в анонсированном нами конкурсе. Идея и способы реализации Вашего проекта полностью устраивают руководство нашей компании, однако заявленная Вами цена является непосильной для нашего бюджета. Сейчас мы заключили договор с другой компанией, но, если в будущем году наше материальное положение улучшится, мы обязательно обратимся к Вам.
Уважаемый Альберт Семенович,
Бесплатная юридическая консультация:
Мы приняли свой вердикт в отношении Вашего участия в тендере на закупку медицинского оборудования. Ваше предложение заинтересовало руководство нашей компании, но, к сожалению, мы не можем выполнить некоторые поставленные Вами условия.
Сейчас нами заключен контракт с другой компанией, но мы обязательно проинформируем Вас о новых тендерах.
Уважаемый Альберт Семенович,
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Бесплатная юридическая консультация:
(Санкт-Петербург)
Когда можно отказаться от участия:
- Компания-заказчик пригласила принять участие в тендере, однако у компании-исполнителя нет возможности или желания.
- Компания-исполнитель подала заявку, но передумала и отозвала ее.
При первом случае компания-заказчик может искать исполнителей не только на специальных онлайн-площадках. Исполнителю (или поставщику) можно отправить приглашение на участие в торгах. Если у того нет желания, производственные мощности не справятся, сложный заказ или уже имеется большой объем работ, то важно отправить обоснованный отказ. В нем первым делом выражают благодарность за выбор своей кандидатуры, а затем пишут о причинах отказа.
Во втором случае отказаться можно так:
- Если заявка подана на электронной торговой площадке, то можно отозвать ее, нажав на соответствующую кнопку. Заблокированные денежные средства разблокируются в течение 1 дня.
- Если конкурс был открытый, то отказаться (отозвать заявку) можно до конца приема заявок на бумаге или в электронном виде. В этом случае отправляют соответствующее уведомление.
Таким образом, в зависимости от ситуации исполнитель может отправить письмо-отказ или уведомление об отзыве заявки на конкурс. Для обоих документов правила написания будут похожими.
Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.
вся информация о нем открыта для ее членов;
со всеми участниками проводится разъяснительная работа;
все заявки рассматриваю строго в соответствии с ФЗ.
Оценив выше изложенную информацию, компания может оценить свои силы и возможности своих конкурентов.
Заказчик описывает условия для фирм, участвующих в тендере. На подготовку к нему дается компаниям от 3 недель.
Что нужно для написания письма-отказа от участия в тендере? У каждой компании есть специальные бланки, которые заполняются в такой ситуации.
Для написания письма к организатору тендера необходимы:
- документация компании, которой пришло приглашение;
условия для фирм, что будут участвовать;
информация с уведомления;
Если ваша компания еще не принимала участия в различных тендерах, или по каким-либо причинам вы не можете этого делать сейчас, вы просто не разбираетесь в этом, то можно обратиться за консультацией к специалисту. Он правильно сформулирует и заполнит бланк. Тогда ваш отказ будет выглядеть правильно, и репутация фирмы не будет задета.
Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.