Как оформить командировку за границу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году
Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
- подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.
Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:
- матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
- отцы-одиночки и матери-одиночки;
- одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
- родители несовершеннолетних инвалидов;
- опекуны малолетних детей;
- подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.
Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года
Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
- с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
- с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
- были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.
Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:
- для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
- для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
Как определить срок зарубежной командировки
Срок командировки работников определяет руководитель организации с учетом цели и задач поездки.
При командировании по приглашению принимающей стороны срок командировки устанавливайте с учетом времени проведения мероприятия, указанного в приглашении, а также времени, необходимого на проезд.
Днями выезда и приезда являются дни пересечения государственной границы Узбекистана. Определите их по отметкам контрольно-пограничных пунктов республики в паспорте командированного лица.
Пример
Определение фактического времени пребывания в командировке
Работник отправляется в командировку во Францию.
Согласно отметке в паспорте командированного работника он пересек государственную границу 5 февраля, а при возвращении из зарубежной поездки он пересек границу 10 февраля.
Работник находился в служебной командировке 6 дней (5, 6, 7, 8, 9 и 10 февраля).
Об оплате пребывания в командировке читайте в «Как оплачивается время пребывания в командировке».
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.
Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.
Организации вправе принимать , регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.
Не предполагайте, что вы охвачены и всегда несете данные компании. Также необходимо носить отражающий куртку в своем автомобиле во время посещения Франции, Испании, Италии, Австрии, Португалии и Хорватии. Обязательно носить предупреждающий треугольник в некоторых странах и рекомендуется в большинстве других.
Вы всегда должны носить хотя бы один неиспользованный сертифицированный комплект для дыхательных путей для вождения во Франции, хотя первоначальный штраф на месте штрафа в размере € 11 теперь отложен на неопределенный срок. Выдающийся дыхательный аппарат должен быть установлен — одноразовые дыхательные аппараты обычно имеют срок действия 12 месяцев.
Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.
Командировка на личном транспорте
Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.
Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.
Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:
Обратите внимание, что этот документ предназначен только для информации и не является юридической консультацией. Вы несете ответственность за то, чтобы вы соблюдали все применимые законы и правила во время вождения в других странах. Если вы не уверены в соответствующих законах и правилах, проконсультируйтесь с нами.
Расплавлять расходы на техническое обслуживание? Когда дело доходит до праздников, это, похоже, не беспокоит немцев. По данным Немецкой ассоциации путешествий, в прошлом году немцы находились круглосуточно на 52 процента всех поездок в течение пяти дней за рулем. Не многие используют свою фирменную машину. «Если автомобиль компании можно также использовать в частном порядке, один или два сотрудника могут подумать, что это применимо без каких-либо ограничений», — говорит Аксель Шефер, управляющий директор Федеральной ассоциации управления автопарком.
В приказе нужно указать, что работник едет в командировку на автомобиле
Командировка работника начинается с приказа работодателя (абз. 2 п. 3 Положения № 749). Составлять служебное задание и командировочное удостоверение больше не нужно, так как эти документы исключены из числа обязательных. За основу приказа о направлении в командировку можно взять форму № Т-9 , но ее придется немного доработать, добавив как минимум одну строку. Она пригодится для командировок, в которые работники ездят на автомобиле (своем, работодателя или третьих лиц). Ведь такая поездка осуществляется на основании письменного решения руководителя (абз. 2 п. 7 Положение № 749). Чтобы не множить похожие документы, упомянуть о виде транспорта целесообразно в приказе, а не разрабатывать отдельный бланк.
Если до места командирования работнику предстоит добираться на самолете или поезде, такого уточнения в приказе не требуется.
В приказе нужно указать срок поездки, ее цель и другие важные нюансы. Выгоднее, если поездка начнется и завершится в рабочий день сотрудника. За выезд в командировку и возвращение из нее в выходной день ему придется заплатить в двойном размере (ст. 153 ТК РФ , п.п. , Положения № 749).
Обосновать отказ в такой оплате тем, что фактически работник не трудится в пути — не получится. Сотрудник, который, несмотря на выходной, находился в дороге, взыщет через суд не только основную сумму, но и проценты за просрочку выплаты, и компенсацию морального вреда (апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015). Если же он пропустит 3-месячный срок для обращения в суд, ему откажут в удовлетворении требований (ст. 392 ТК РФ , апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014).
Командировка 2020: организация и оформление
Несмотря на то, что тема командировок уже описана не один раз, некоторые вопросы по работе с командировками остаются актуальными В нашей статье мы расскажем о нюансах организации командировок и оформлении командировочных.
Также смотрите:
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Принимающая сторона берет на себя часть расходов: как рассчитать суточные
Из письма в редакцию:
«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.
Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами.
На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56.
Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.
- Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
- С уважением,
бухгалтер Ирина Константиновна» - Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).
Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок
Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:
- Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
- Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
- При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.
Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:
- Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
- Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.
Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.
Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание
Нередко возникают ситуации, в которых сотрудник не достигает поставленной перед ним цели, и возвращается из командировки с тем же результатом, что и до поездки. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, нужно ли принимать подобные затраты на деловые поездки к учету, если результата не было. Бухгалтера, зачастую, принимают лояльную сторону, утверждая, что подобные расходы принимаются к учету, если есть их документальное подтверждение. Однако сотрудники налоговой службы противоположного мнения, считая, что нерезультативная командировка не должна быть учтена.
Одной из наиболее распространенных формулировок цели поездки является: «Подписание соглашения с заказчиком». Предугадать заранее исход поездки невозможно, хотя сотрудник затрачивает определенные суммы на данное действие. Работники налоговой сферы выступают против признания издержек по безрезультатным командировкам ввиду отсутствия оснований для понижения налога на прибыль.
По данному вопросу также нередко возникают непонимания и конфликты между представителями компании и налоговыми сотрудниками. Так, управленцы и главные бухгалтеры могут подать иск с прошением признания конкретных расходов легитимными, так как сотрудник был направлен в командировку с производственной целью вне зависимости от полученного результата. Практика показывает, что в большинстве случаев судья удовлетворяет подобные иски.