Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли ездить без ПТС и свидетельства о регистрации, а также договора купли-продажи на новой машине вместо СТС: нужно ли возить с собой эти документы, что будет за такую езду и какое наказание предусмотрено, а также, размер штрафа за отсутствие этих бумаг
В таком случае оформленный документ окажется недействительным. помимо даты еще и точное время заключения договора купли продажи авто необходимо на случай, если вам придут штрафы за нарушения ПДД новыми владельцами в период между покупкой авто и его постановкой на учет. Самостоятельно владелец автомобиля не может сделать запись о новом, допущенном к управлению лице. Для этого нужно обратиться в страховую компанию. Сделать это можно в любой момент, не только при оформлении полиса обязательного страхования.
Скажем, Постановка авто на учет или Изменение регистрационных данных и Смена собственника.
Обязательные реквизиты путевого листа
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Штрафы назначают, когда путевой лист:
- отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
- неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
- не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.
Какие документы на автомобиль нужны водителю при управлении автомобилем в России и для выезда за границу
А что будет, если гражданин не поставит вовремя машину на учет? Во-первых, придется отказаться от управления автомобилем до регистрации в уполномоченных органах. Во-вторых, нерадивому шоферу будет грозить штраф.
В каких случаях перевозка груза и пассажиров может считаться коммерческой?
Как правильно водить без регистрации
Родственные или иные отношения не имеют значения. Как вы уже наверно поняли друзья, в этом нет ни какой необходимости, поскольку действующее Российское законодательство четко обозначила тех лиц, которые обязаны во время управления транспортным средством иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по первому требованию сотрудникам полиции. Временное разрешение на управление авто выдается водителю в случае потери водительского удостоверения или его конфискации. Оно дает право управлять автомобилем временно – пользоваться им можно до возвращения прав, а при передаче их в связи с соответствующим правонарушением – до вынесения решения судом.
За нее нужно заплатить, ориентируясь на следующие пошлины.
Вне закона однозначно окажутся всевозможные решетки и сетки, оргстекло и прочие «хитрые уловки» к которым нередко прибегают с целью снижения читаемости номерных знаков для камер, а также номера не соответствующие ГОСТу.
Путевой лист ИП на грузовой автомобиль необходим для законного управления транспортным средством. Поэтому важно указывать в нем все необходимые данные, чтобы впоследствии учитывать расход топлива, начислить заработную плату и рассчитываться с заказчиками. Документ оформляется на 1 день или на месяц.
Бланк путевого листа грузового автомобиля для ИП можно скачать в интернете. При этом законодатель разрешает предпринимателям разрабатывать формуляр самостоятельно (приказ Минтраста № 152 и ФЗ-402). То есть хозяйствующий субъект имеет право подготовить и впоследствии утвердить первичную документацию. Независимо от того, будет ли выбран готовый бланк или заполняется разработанный, используется следующая форма путевого листа грузового автомобиля для ИП:
- транспортное средство понадобилось на несколько часов, а за рулем находится сотрудник – форма 4-п;
- при необходимости использовать специальную технику – 4-С.
- услугу по перевозке предоставляет бизнесмен, а машина понадобилась на производстве – форма пг-1. Она нужна, чтобы обосновать потраченное топливо. Документ может запросить налоговый контролер, если будет осуществляться выездная проверка.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля ИП можно бесплатно скачать в интернете. Это поможет избежать ошибок и повторного оформления документа.
Как правильно заполнить
На каждое ТС во владении предпринимателя необходимо оформить отдельную путевку. Выдачей занимается диспетчер компании или иное лицо, назначенное руководителем.
На главной стороне в самом верху бланка записывают его серию и номер, а также дату заполнения. Если предполагается использовать лист более 1 дня, данную информацию в обязательном порядке нужно отразить в соответствующей графе.
Далее вносят данные о собственнике: название ИП, домашний адрес, телефон и код ОГРНИП.
Также вносят данные о ТС. Если деятельность проводится по лицензии (для перевозки более 8 пассажиров), важно указать ее реквизиты.
При указании информации о водителе вносят также серию и номер водительских прав, его табельный номер в организации.
Особенности управления грузовым автомобилем
Штраф при отсутствии путевого листа на водителя грузового автомобиля будет наложен в обязательном порядке. Индивидуальные предприниматели могут воспользоваться для написания данной бумаги формой ПГ-1, которая ориентирована на людей, не использующих наемный труд. При этом возможно разработать индивидуальный, более удобный для заполнения бланк. Важно правильно указать все необходимые реквизиты, которые утверждены Минтрансом.
В документе необходимы:
- штампы об осмотре транспортного средства механиком;
- печать медицинского работника о предрейсовом осмотре.
Если будут перевозиться грузы, то к путевому листу необходимо приложить накладную на товары. Составить документ может как сотрудник бухгалтерии, так и диспетчер, а также сам индивидуальный предприниматель.
Обязательно необходимо фиксировать в книге учета выписанный по всем правилам путевой лист. Заверить запись должен предприниматель своей подписью и печатью. Только в этом случае можно рассчитать затраты на горючие материалы и зарплату водителя, если таковой имеется. В путевом листе также фиксируются:
- время в пути;
- время вынужденного простоя;
- наличие ДТП;
- остановки по техническим нуждам.
Штрафы за отсутствие путевого листа у водителя грузового автомобиля могут составлять от 500 рублей до 100 тыс. рублей.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Путевые листы – 2021: обзор новых требований
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.
Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на день, неделю, но не более чем на месяц. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку.
Реквизит предполагает указание не только модели, как было ранее, но и марки автомобиля, а также марки прицепа/полуприцепа, если они эксплуатируются. В этой же графе уточняются показания счетчика при отправлении автомобиля с парковки и возвращении его на стоянку к завершению смены. Данные записываются ответственным лицом, назначенным приказом, проставляющим рядом свою подпись и инициалы. Если ИП является водителем транспортного средства, ответственное лицо может не назначаться.
К числу нововведений относится разрешение вести журнал учета путевок в компьютерной программе, предусматривая возможность его распечатки в бумажном виде. Подлинность документов, оформляющихся в электронном формате, должна быть подтверждена УКЭП.
Книга регистрации, составляющаяся «по старинке» на бумажном носителе, тоже изменилась: теперь ее обязали пронумеровать и прошнуровать, заверив количество страниц подписью руководителя.
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2021 г. № 152.
Если авто взят в аренду и сотрудник ездит на нем только по своим делам, то у надзорного органа может возникнуть простой вопрос: а зачем тогда автомобиль взят в аренду, если его эксплуатация происходит не для служебных целей?
Кто же выдает путевой лист самозанятому?
Юристы отвечают на этот вопрос следующим образом. Заказчику (юридическому лицу, ИП) не нужно оформлять путевой лист. Эта обязанность лежит на владельце транспортного средства. Опят встает вопрос: как же оформить ПЛ самозанятому гражданину, если он не имеет на это право?
Закон, регулирующий институт самозанятости, еще не доведен до совершенства и существует разрозненность отраслевых правовых норм. Тем, кто хочет заниматься грузоперевозками, юристы рекомендуют поступить следующим образом. Не стоит ограничиваться только регистрацией в приложении «Мое дело» для получения статуса плательщика НПД. Если хотите заниматься грузоперевозками, зарегистрируйтесь в качестве ИП, а далее перейдите на режим «Налог на профессиональную деятельность».
Такой подход позволит «убить сразу двух зайцев»:
- ИП на НПД может оформлять себе путевые листы.
- Появится возможность оформления всех необходимых сопроводительных документов: акта, чека об оплате услуги, транспортной накладной. Чек нужен обеим сторонам: самозанятому и организации-заказчику. Самозанятый гражданин загрузит его в приложение «Мое дело» для отчетности перед налоговым органом. Заказчик, в свою очередь, сможет использовать чек при уменьшении налогооблагаемой базы.
Что ещё проверяет ГИБДД?
А ещё какие документы должен иметь водитель из числа второстепенных? Инспектор в том числе имеет право проверить:
- документы водителя или пассажиров, удостоверяющие личность, — удостоверение или паспорт;
- свидетельство о регистрации транспортного средства. В нём указана основная информация о владельце, номер авто, VIN кузова и так далее;
- разрешения на прицеп;
- страховку автомобиля;
- ПТС, подтверждающий исправность машины, который обязательно должен быть при ввозе автомобиля на территорию РФ;
- путевой лист;
- разрешения на груз;
- если владелец машины занимается перевозкой пассажиров, у него должно быть на это разрешение;
- пассажиры также должны предоставить документы.
Перечень документов водителя:
- Права (удостоверение о праве управлять транспортом соответствующей категории) — категория должна быть открытой, она указана на обратной стороне.
- Свидетельство о регистрации ТС и прицепа, если он есть. Оно подтверждает, что транспортному средству разрешено движение по дорогам страны.
- Действующий страховой полис, разрешающий водителю управлять автомобилем.
Список обязательных документов для водителя — участника международного дорожного движения:
- права, соответствующие Конвенции о дорожном движении;
- регистрационные документы на ТС;
- регистрационные знаки государства, гражданином которого является владелец авто.
Какие документы должен иметь водитель погрузчика?
Погрузчики могут работать от электричества, на бензине, на газе, а потому и возникают иногда проблемы, с которыми сталкиваются работодатели, принимая на работу водителей погрузчиков. Нужно внимательно посмотреть документы, в которых указывается, разрешение на работу с каким видом погрузчика есть у водителя. Как правило, в разрешении на работу может просто стоять «водитель погрузчика», а уточнение есть только в водительском удостоверении.
Электрические погрузчики не поднадзорны, права Гостехнадзора на них не нужны, но работник должен иметь удостоверение водителя электропогрузчика с указанием в нём типа машины, на которой он имеет право работать. Это может быть водитель электротележки или водитель аккумуляторного погрузчика и т.д.
Автопогрузчики или погрузчики с двигателем внутреннего сгорания подлежат Гостехнадзору, а потому работник должен получить удостоверение тракториста-машиниста, чтобы иметь право управлять самоходной машиной.
Самоходные машины подразделяются по категориям и по видам техники, а потому в Правах кроме категории всегда указывается тип машины как «Особые отметки». Например: Е-трактор, В-погрузчик, С-погрузчик.ъ
Водитель электропогрузчика должен иметь такие документы:
- медицинская справка с заключением о пригодности к работе водителем погрузчика;
- фотография формата 3×4 см.
Водитель автопогрузчика должен иметь такие документы:
- копия паспорта (первая, вторая стр. и прописка);
- медицинская справка водителя, в которой указано о пригодности к управлению самоходными машинами;
- копия документа о специальном образовании или копия удостоверения;
- два фото размером 3×4.
Форма и срок действия доверенности
Доверенность составляется в письменной форме. Удостоверения доверенности нотариусом не требуется, поскольку для этого нет юридических оснований.
Выдает доверенность руководитель организации (например директор, гендиректор).
Законами или нормативными актами форма доверенности не утверждена. Поэтому допустимо использовать любую форму. Рекомендуем оформлять документ на бланке организации, но это необязательно.
Подписывается доверенность руководителем. Если у вас в организации есть печать, поставьте ее. Напоминаем, что наличие печати в организациях сегодня необязательно.
Важно! Обратите внимание на срок действия доверенности. Нужно обязательно указать в документе дату его составления.
Если на доверенности нет даты, когда она выдана, то она не имеет юридической силы. Сделка по выдаче доверенности в этом случае признается ничтожной.
Доверенность может быть выдана на любой срок — ограничений нет. Если вы забыли указать срок действия доверенности, ничего страшного. В силу закона она будет действовать год с момента выдачи. Если вы прямо укажете, что доверенность действует, например, 3 года, то она будет действовать 3 года. Можно указать определенную дату, когда срок доверенности истекает.
Срок действия путевого листа с 2023 года
Правила, касающиеся периода действия п/л, отражены в новом Приказе №390. В I главе п. 2 регламентирован порядок заполнения срока действия путевки:
- заполняют число, м-ц, год, когда документ выдается на 1 день;
- если рейс длится более, необходимо указывать период (даты) с какого по какое число длится командировка.
Раньше путевой лист могли оформить максимум на 30 дней. Если поездка длилась дольше, требовалось выписывать 2 путевки. Теперь срок действия не ограничен. Вместе с тем нельзя использовать 1 путевой лист несколько дней, если график работы водителя укладывается в рамки ежедневной смены. Во II главе (пункты 8; 9; 10) норматива говорится:
- путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
- документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
- допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.
Из вышесказанного следует, что водитель может находиться за рулем не более 12 часов. Время выезда с места постоянной парковки фиксируется. Поэтому за превышение трудовой нормы могут наложить штраф, как за просроченный, а значит недействующий или отсутствующий путевой лист. Если график превышен незначительно (отвозили последнего пассажира, занимались устранением поломки), наказания не будет. Но за продолжительную работу более установленной нормы могут последовать административные санкции в виде штрафа.
Водителей, совершающих длительные командировки, тем более заграничные, тоже контролируют. В таких ТС должен устанавливаться тахограф. Кто ездит в европейские страны, знает, за нарушение трудового графика (отсутствие прибора или его неисправности) налагают штрафы (от 400 €), несравнимые с нашими.
Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ
Транспортным компаниям и ИП лучше не рисковать, а всегда заполнять путевые листы согласно требованиям к обязательным реквизитам. Потому что без путевки, привлекут к административной ответственности (ст. 12.31.1.). Статья предусматривает наказание в виде штрафа по нескольким пунктам:
- не проведение медосмотра;
- отсутствие технического контроля транспортного средства.
| Вид административного правонарушения статья 12.31.1 КоАП РФ | Сумма штрафа для юрлица (ИП) |
| Без путевого листа исключается проведение предрейсового медосмотра водителя (часть 2) | 30 000 руб. |
| Без п/л предполагается, что техконтроль ТС перед выездом с парковки не проводился (часть 3) | 30 000 руб. |
Когда Инспектор дорожной службы составит протокол, прежде чем его подписать, прочтите, по какой статье вменено административное наказание. Если это ст. 12.31.1. укажите, что с обвинением не согласны. Путевку забыли (потеряли), но ее точно получали. На предприятии об этом есть запись в журнале учета п/л. Медицинский осмотр и техосмотр прошли. Тогда в суде появится шанс изменить вмененную статью на более мягкую — 12.3. КоАП РФ.
Нужен ли путевой лист на автомобиль, оформленный на юрлицо в 2020 году
Однако по факту путевой лист на автомобиль, оформленный на юрлицо, нужен для уменьшения денежной массы, положенной для налоговых отчислений. Как вы понимаете, сотруднику ГИБДД абсолютно все равно, какие взаимоотношения складываются у вас с отделом бухгалтерии на предприятии. Но это не мешает потребовать на дороге у водителя путевой лист или другой документ, где указано, кем является шофер для машины.
Кстати, есть еще один небольшой, но важный нюанс – если на автомобиль, оформленный на юрлицо, нужен путевой лист, в штате должна присутствовать медсестра с медицинским образованием. В ее обязанности входит просматривать шоферов перед выходом в рейс. Без механика, который исправит все недочеты и неисправности в технике, тоже не обойтись.
Интересное: Как рассчитывают квартплату если в квартире никто не прописан