Как правильно рассчитать суточные при командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно рассчитать суточные при командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

22 мая Комаров В.С. получил на корпоративную карту денежные средства в размере 10 000 руб. на командировку в Новосибирск на 3 дня. В тот же день из кассы ему выданы два авиабилета на общую сумму 19 510 руб. на проезд к месту командировки и обратно.

28 мая работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

• авиабилет (перелет Москва-Новосибирск) от 23.05.2018 на сумму 8 875 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
• авиабилет (перелет Новосибирск-Москва) от 25.05.2018 на сумму 10 635 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
• БСО за проживание в гостинице на сумму 4 130 руб. (в т. ч. НДС 20 %).

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 1 500 руб./сут.— 4 500 руб. на 3 дня.

Неиспользованные денежные средства работник возвратил в кассу.

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

Учет командировочных расходов: проводки

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
• Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

• Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
• Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
• Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
• Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

• Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
• Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
• Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

• Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
• Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.

Расчет налогов и страховых взносов с суточных

НДФЛ и взносы	Порядок обложения
НДФЛ	Начисляется на суммы, превышающие следующий размер: · 700 рублей – по РФ; · 2500 рублей – за пределами РФ
Страховые взносы	Начисляются на суммы, превышающие следующий размер: · 700 рублей – по РФ; · 2500 рублей – за пределами РФ
Взносы на травматизм	Не начисляются

Расчет суточных при командировке в 2023 году

Размер суточных в командировках в 2023 году может быть любым. Он фиксируется в коллективном договоре и другими внутренними документами, если иное не указано в Трудовом Кодексе. Размер суточных разный для командировок внутри и за пределами страны. Также их размер отличается для разных стран.

В Налоговом Кодексе указан максимальный размер суточных, которые не подлежат налогообложению. Он составляет:

• 700 рублей, если командировка на территории Российской Федерации;
• 2500 рублей, если командировка предусматривает пребывание заграницей.

В случае превышения указанного размера суточных с разницы удерживается НДФЛ.

Начисление суточных в командировке осуществляется:

• За все дни пребывания в командировке, в том числе за припавшие на этот период выходные и праздничные дни, а также за дни, потраченные на дорогу (включая дни задержки, если она произошла не по вине командировочного лица). Кроме того, выходные оплачиваются в двойном размере.
• За период нетрудоспособности, если она наступила во время командировки.

Командировочные за период, когда сотрудник находился заграницей, выплачиваются в валюте этой страны. Сотрудник не должен самостоятельно производить обмен валюты.

Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Как рассчитать суточные за один день командировки

Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:

1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.

В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

(ЗПод + Пр) / Дфо,

где:

ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;

Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);

Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.

Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).

2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.

Общие правила перечисления средств

При расчете размера суточных в командировке по России работодатели должны учитывать некоторые важные правила. К ним относится:

• суточные выплачиваются только при условии, что поездка обусловлена производственной необходимостью, а не выступает инициативой непосредственного работника;
• по служебной поездке издается руководителем приказ, в котором перечисляются все условия и требования, предъявляемые к командировке;
• работник может запросить аванс, выдающийся на основании расходного кассового ордера;
• назначенный сотрудник, получивший средства от работодателя, должен выполнить определенные задачи, для чего формируется служебное задание;
• в течение трех дней после командировки подается работником специальный авансовый отчет, к которому прикладываются другие документы, подтверждающие понесенные траты;
• проверкой отчета занимается бухгалтер или экономист компании, после чего документ утверждается руководителем;
• размер выплаты рассчитывается с учетом даты отъезда и приезда.

Если на основании документов, поданных сотрудником, устанавливается, что он потратил меньше средств, чем ему было выдано авансом в виде суточных в командировке, то он обязан вернуть разницу в кассу фирмы.

Когда выплачиваются суточные

Как минимум, за день до отправления по заданию компании сотруднику обязаны выдать аванс, в который входят суточные. В противном случае, он вправе не поехать.

Согласно трудовому законодательству выплата суточных в 2021 году производится авансом одним из способов:

• наличными;
• перечислением.

Получая аванс, работник становится обязанным отчитаться за денежные средства после возвращения на место работы.

Документальное подтверждение целевого расходования суточных в 2021 году не требуется.

Эти деньги расходуются командированным по собственному усмотрению. Подтверждающие документы нужны только для определения количества дней в командировке.

Виды денежных выплат работникам в командировке

Командировочные расходы — это средняя заработная плата сотрудника и иные выплаты компенсационного характера. В статьях 167, 168 Трудового кодекса отражена нормативно-правовая база для начисления установленных законом сумм работнику, направленному в другой регион на работу.

Все расходы трудоустроенного гражданина в командировке делятся на четыре группы:

• затраты на переезд к месту назначения и обратно;
• суммы, необходимые сотруднику на найм жилого помещения;
• затраты на еду и обеспечение других потребностей;
• иные расходы, которые производятся сотрудником по указанию работодателя или по договоренности с ним.

Выплаты, осуществляемые работнику на основании указанных статей расходов, делятся на три типа:

1. Зарплата.
2. Суточные.
3. Компенсация прочих необходимых расходов, подтвержденных документально.

Размер командировочных расходов, вопросы их начисления и выплаты регулируются Положением о командировании, зафиксированном в Постановлении № 749, изданном российским Правительством 13 октября 2008 года.

Оплата затрат сотрудника во время командировки

Элементы командировочных расходов:

• счета за необходимые траты в рамках исполнения трудовой функции;
• плата за проживание;
• расходы на дорогу к месту назначения и обратно.

Этот перечень закреплен статьей 168 Трудового кодекса РФ. По нормам двадцать третьего пункта Постановления № 749 работодатель оплачивает следующие типы расходов сотрудника:

1. Затраты на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов для выезда за пределы России.
2. Сборы за транзит автотранспорта и право выезда.
3. Расходы на получение медицинской обязательной страховки.
4. Обязательные аэродромные и консульские сборы.
5. Прочие документы, необходимые для путешествий за границей.

Все типы расходов, подлежащих возмещению, оплачиваются только в том случае, если имеют документальное подтверждение. Оплата дополнительных затрат допускается при их указании в локальных нормативно-правовых актах предприятия.

Например, локальное положение о командировании может включать возмещение расходов за использование транспорта или съем жилья. В документе должны отражаться пределы установленных сумм. Если на жилье или транспорт сотрудник затрачивает больше средств, оплате подлежит только указанная в актах компании сумма. Остальные расходы берет на себя работник.

Учет командировочных расходов может осуществляться в отношении затрат, которые не подтверждены сотрудником документально. Их выплата производится, если это закреплено соответствующими нормативно-правовыми актами предприятия. В противном случае расходы сверх нормы возмещаются по договоренности с руководителем или остаются личными тратами сотрудника.

Оплата командировки в выходной день

Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).

Из этого правила есть исключение. Если сотрудник все-таки в выходной или праздничный день находясь в командировке работал или был в пути, то за это время нужно произвести оплату как за работу в выходной день. ТК РФ предусматривает два порядка оплаты за работу в выходные и праздничные дни:

• в одинарном размере тарифной ставки, если работник берет дополнительный выходной (отгул);
• в двойном размере, если работник отгул брать не будет.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Размер суточных устанавливается организацией

Действующее трудовое законодательство не регламентирует размер суточных, выплачиваемых работникам, и позволяет работодателям определять их величину самостоятельно (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Похожие записи:

• Мораторий на банкротство: последствия для должников и кредиторов
• Если на автомобиль нет документов, можно ли снять с учёта ГИБДД и как?
• Регистрация и заключение брака с иностранцем в России в 2023 году