Сверяем контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сверяем контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Базы по НДФЛ и по страховым взносам проверят при помощи одного и того же показателя. Он отражен в форме РСВ в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 в поле 050 (база для исчисления пенсионных взносов).
Нет ли ошибок в облагаемой базе?
Сначала данный показатель сравнят с разницей цифр из двух полей формы 6-НДФЛ: стр. 110 и стр. 111.
|
стр. 110 — стр.111 >= строка 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ |
Подразумевается, что база по данным РСВ должна быть меньше, чем доходы за минусом дивидендов (рис 1).
Как сверить РСВ и 6-НДФЛ
Для выявления расхождений между РСВ и 6-НДФЛ нужно использовать контрольные соотношения:
1. При представлении 6-НДФЛ непременно сдаётся и РСВ, даже при условии, что в отчётном периоде не выплачивались доходы физлиц. То есть в этой ситуации сдаётся нулевой РСВ. Если этого не сделать, ИФНС выпишет налогоплательщику штраф.
2. Размер доходов по 6-НДФЛ за минусом доходов по дивидендам должен быть больше или равен базе для расчёта страховых взносов.
Контрольное соотношение определяется:
стр.>стр. 020 разд.6-НДФЛ 1 — стр. 025 разд. 1 6-НДФЛ ≧ стр. 050 гр. 1 подразд. 1.1. разд. 1 (РСВ)
Это соотношение зачастую не соблюдалось налогоплательщиками, поскольку в базу для расчёта страховых взносов включаются все доходы по трудовым отношениям, но некоторые из них не облагаются НДФЛ. К примеру, к ним относятся материальная помощь до 4 000 руб. или материальная помощь при рождении ребёнка в размере до 50 000 руб.
Такое расхождение вполне может быть и оно не является ошибкой. Для выяснения причины нужно смотреть, какие конкретно доходы составляют базу для обложения НДФЛ и страховыми взносами.
В связи с возникавшей путаницей налоговики приняли решение скорректировать это контрольное соглашение (пункт 3).
3. Размер доходов по 6-НДФЛ за минусом доходов по дивидендам должен быть больше или равен размеру выплат, начисленных в пользу застрахованных лиц.
Сроки сдачи РСВ и 6-НДФЛ
Сдавать РСВ и 6-НДФЛ нужно в конкретные сроки. При их пропуске ИФНС выпишет штраф налогоплательщику.
| РСВ | 6-НДФЛ | |
|---|---|---|
| Сроки сдачи | Не позже 30 числа месяца, идущего за отчётным кварталом:
|
Не позже последнего числа месяца, идущего за отчётным кварталом:
|
| Штраф при несдаче или несвоевременном представлении | п. 1 ст. 119 НК 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки. Штраф не может быть меньше 1 000 руб. и не может быть больше 30% рассчитанной суммы взносов |
пп. 1.2 ст. 126 НК 1 000 руб. за полный или неполный календарный год |
| Штраф при представлении недостоверных сведений или занижении расчётной базы | п. 3 ст. 120 НК (занижение расчётной базы) 20% от суммы страховых взносов. Штраф не может быть меньше 40 000 руб. |
п. 1 ст. 126.1 НК (представление недостоверных сведений) 500 руб. |
| Штраф за нарушение формата сдачи | ст. 119.1 НК 200 руб. |
ст. 119.1 НК 200 руб. |
| Штраф для должностных лиц за нарушение сроков сдачи или непредставление сведений для контроля | ст. 15.5, ст. 15.6 КоАП 300 — 500 руб. |
ст. 15.5, ст. 15.6 КоАП 300 — 500 руб. |
Контрольные соотношения для 6-НДФЛ в 2021 году
Найти контрольные соотношения можно в письмах ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@, от 29.10.2019 № БС-4-11/22150@. В них же бухгалтеры узнают о действии инспекторов в каждом случае выявления несоответствий. Также в письмах ФНС дает все ссылки на НК РФ, обосновывая свою позицию.
С 1 квартала 2021 года форма 6-НДФЛ существенно изменится. Новые контрольные соотношения уже утверждены. В статье вы можете с ними ознакомиться.
Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок. Для вас 14 дней Экстерна бесплатно!
Попробовать бесплатно
- Инспекторы обращают внимание на несколько строк формы.
- Покажем, что проверить при отправке отчета, записав контрольные соотношения в виде формул.
Верно: строка 110 = > строка 130. Если данные соответствуют формуле, значит, можно смело сдавать отчет в ФНС.
Ошибка: строка 110
Верно: строка 140 = ((строка 110 — строка 130) х строка 100) / 100. Если данные соответствуют формуле, значит, можно смело отправлять отчет в ФНС.
Какие соотношения подлежат контрольной сверке
НДФЛ-2 представляют в ИМНС после окончания календарного года. Возможность проверки контрольных соотношений есть только в годовых отчетах. Квартальные данные сверить не получится.
Расчет 2 заполняется на каждое физлицо, получившее зарплату в компании в течение календарного года. Декларация 6 заполняется по обобщенным показателям, по заработку и иным доходам, примененным вычетам, а также о НДФЛ.
Расчет 6 содержит два раздела. Контрольные цифры должны сверяться только по данным первого.
Как сверяются контрольные соотношения отчетов, если удержание НДФЛ производится по разным процентным ставкам? В расчете 6 значения по стр. с 020 по 050 относятся к определенной ставке. При этом в стр. с 060 по 090 указываются суммы всех значений, применяемых для всех процентных ставок.
Сопоставление в 6-НДФЛ стр. 040 и 070
В расчете 6-НДФЛ строки 040 и 070 «Сумма удержанного налога» совпадают далеко не всегда. Расхождения возникают из-за порядка признания доходов и отражения выплат в отчетности:
- По стр. 020 показывают начисленные доходы периода, однако их выплата физлицам, а значит, и удержание исчисленного с них налога, указанного в стр. 040, может приходиться на следующий отчетный период. По стр. 070 показывают налог, удержанный при выплате доходов в отчетном периоде. Допустим, начислили и показали в 1 квартале по строкам 020 и 040 зарплату и исчисленный НДФЛ за январь-март, но в стр. 070 мартовский налог не войдет, так выплата зарплаты и удержание налога произошли в апреле, т.е. в следующем квартале.
- В стр. 070 может отражаться налог, удержанный с выплат за предыдущий период, начисленных и признанных доходами ранее, но выплаченных сотрудникам лишь в текущем отчетном периоде, например, с зарплаты за декабрь прошлого года, выплаченной в январе текущего. Другой пример: июньская зарплата выдана в июле – в стр. 040 июньский налог будет показан в отчете за 1 полугодие, а по стр. 070 – в отчете за 9 месяцев.
Если в 6-НДФЛ строка 070 больше строки 040, или наоборот – это не ошибка. Показатели этих строк чаще всего не совпадают и контрольными соотношениями они не проверяются.
Сроки сдачи РСВ и 6-НДФЛ
Сдавать РСВ и 6-НДФЛ нужно в конкретные сроки. При их пропуске ИФНС выпишет штраф налогоплательщику.
| РСВ | 6-НДФЛ | |
|---|---|---|
| Сроки сдачи | Не позже 30 числа месяца, идущего за отчётным кварталом:
|
Не позже последнего числа месяца, идущего за отчётным кварталом:
|
| Штраф при несдаче или несвоевременном представлении | п. 1 ст. 119 НК 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки. Штраф не может быть меньше 1 000 руб. и не может быть больше 30% рассчитанной суммы взносов |
пп. 1.2 ст. 126 НК 1 000 руб. за полный или неполный календарный год |
| Штраф при представлении недостоверных сведений или занижении расчётной базы | п. 3 ст. 120 НК (занижение расчётной базы) 20% от суммы страховых взносов. Штраф не может быть меньше 40 000 руб. |
п. 1 ст. 126.1 НК (представление недостоверных сведений) 500 руб. |
| Штраф за нарушение формата сдачи | ст. 119.1 НК 200 руб. |
ст. 119.1 НК 200 руб. |
| Штраф для должностных лиц за нарушение сроков сдачи или непредставление сведений для контроля | ст. 15.5, ст. 15.6 КоАП 300 — 500 руб. |
ст. 15.5, ст. 15.6 КоАП 300 — 500 руб. |
Какие показатели сравнивать в 6-НДФЛ и РСВ
13 марта 2017 года ФНС опубликовало письмо № БС-4–11/4371 с требованиями по соотношениям между отчётами РСВ (расчёт страховых взносов) и 6-НДФЛ.
РСВ — это отчётность в ПФР, которая представляет собой расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам с заработков сотрудников компании и работников по гражданско-правовым договорам на обязательное страхование (пенсионное и медицинское).
Известно, что с 2017 года на ФНС возложена обязанность администрирования страховых взносов. Для взаимоувязки показателей отчёта РСВ и 6-НДФЛ налоговая инспекция разработала две позиции:
- кто сдаёт 6-НДФЛ, тот обязан отчитываться по РСВ;
- доходы по компании без дивидендов, то есть разница между начисленным доходом (стр. 020) и начисленными дивидендами (стр. 025) формы 6-НДФЛ должна быть больше или одинаковой с суммой, проставленной в стр. 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ.
Контрольные соотношения к расчету по страховым взносам за 1-й квартал 2022 года
Налоговые инспекторы сопоставляют данные этих отчетов.
Прежде всего должно быть соблюдено равенство между цифрой в строке 120 формы 6-НДФЛ с количеством составленных разделов 2 приложений № 1 по соответствующей ставке налога. Напомним, что приложение составляется индивидуально на каждого работника. Сколько работников получало доходы, инспекторы без труда увидят в форме 6-НДФЛ.
Среднюю зарплату по 6-НДФЛ нужно сравнивать с МРОТ и среднеотраслевой зарплатой в субъекте РФ. Чтобы избежать вопросов, зарплату надо поддерживать равной или выше этих показателей. Для 6-НДФЛ при сравнении фактической зарплаты со средней по региону надо принимать зарплату не по каждому работнику, а в целом по налоговому агенту.
И 6-НДФЛ, и РСВ — это отчеты по людям. Вполне логично, что между этими формами также должны выполняться некоторые равенства. Тем более что с 2017 года взносы с зарплаты и прочих доходов находятся во власти ФНС. Всего лишь одну проверочную формулу предлагает компаниям ФНС.
Во-первых, сумма строк 112 и 113 расчета 6-НДФЛ не должна быть меньше строки 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ. Допускается и равенство. Но если сумма меньше, есть вероятность занижения налоговой базы.
И, разумеется, если компания сдает 6-НДФЛ, она обязана подавать и РСВ.
Дата в строке 021 должна быть позже или совпадать с датой перечисления НДФЛ. Если это не соблюдается, вероятно, вы нарушили срок уплаты налога.
Строка 110 — строка 140 >= сумма выплат в адрес физлиц по счетам налогоплательщика в соответствующем периоде. Если это соотношение не выполняется, налоговая посчитает, что вы отразили не все суммы дохода в отчетном периоде.
Большинство бухгалтерских программ проверяет взаимоувязку всех показателей внутри формы. Экстерн дополнительно контролирует соотношения между двумя разными формами. Налоговики рекомендуют использовать утвержденные проверочные формулы, чтобы отчитываться без ошибок. Имейте в виду, что не всегда противоречие рекомендуемым соотношениям является ошибкой. Есть случаи, когда показатели не будут совпадать с проверочными формулами.
Вопросов по заполнению РСВ за 2 квартал будет очень много. С 1 апреля у субъектов малого и среднего предпринимательства появились пониженные ставки взносов. А те работодатели, которые ведут деятельность в наиболее пострадавших отраслях, вообще не будут платить взносы за апрель-июнь, для них введены нулевые тарифы на этот период.
ФНС не будет в середине года менять форму РСВ и порядок её заполнения. Новый расчет надо будет сдавать за год (проект приказа уже есть). А пока налоговики довели до сведения налогоплательщиков и инспекций новые коды для новых тарифов. Из-за того, что они изменены в середине года, многим придется сдавать РСВ с несколькими приложениями 1,2 и 3. Для наглядности мы сделали две таблицы.
Предприниматели самостоятельно занимаются сверкой, а также могут доверить данную процедуру бухгалтеру или стороннему аудитору. Процедура выполняется до передачи отчетности работникам ФНС, что позволяет убедиться в отсутствии расхождений.
Важно! При сдаче отчетности 6-НДФЛ необходимо сразу передавать расчет по страховым взносам, что упрощает процесс проверки для налоговых инспекторов.
Если выясняется, что начисленный доход меньше выплат и вознаграждений, перечисленных физлицам, то это представлено нарушением контрольных соотношений. Поэтому предприниматель не включил в налоговую базу по НДФЛ какие-либо выплаты физлицам. Такое несоответствие требует проведения специальной проверки для выявления причины ошибки.
Допускается не проводить контрольные соотношения, если компания выплачивала сотрудникам суточные. Но при таких условиях необходимо передавать налоговым инспекторам специальные пояснения. При этом расчет по взносам за 6 месяцев работы сдается до 30 июля, а отчет по 6-НДФЛ до 31 июля. Не всегда расхождения свидетельствуют о наличии ошибки, но они требуют пояснений от работодателей.
В апреле 2021 года началась проверка отчетов, полученных от бизнесменов за год работы. Формы подлежат сверке со стороны налоговых инспекторов. Поэтому в течение месяца предприниматели получают письма от представителей ФНС при обнаружении ошибок.
По стандартным контрольным соотношениям доходы, с которых удержан НДФЛ, должны быть меньше всех выплат, перечисленных работникам. Если же у организации имеются обособленные подразделения, то это правило не действует, так как не будут сходиться доходы. Поэтому представители ФНС сверяют строку 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ со строкой 020 раздела 1 6-НДФЛ.
Расхождения между отчетами
Теперь те, кто не был знаком, немного представляет себе два расчета. Пора перейти к сравнению показателей и возникающим расхождениям в двух документах.
Облагаемые базы для налога на доходы физических лиц и взносов разные для отдельных видов выплат. Есть такие начисления, которые в одну базу не попадают в принципе, т. к. даже не относятся к предмету обложения, а в другую, напротив, включаются.
Возьмем самые распространенные случаи:
- Материальная помощь бывшим работникам (например, вышедшим на пенсию). Некоторые организации поддерживают сотрудников, проработавших долгое время на предприятии, оказывают помощь ко дню рождения или на покупку лекарств. Поскольку бывший работник уже не является по отношению к организации застрахованным лицом, матпомощь в любом размере для него не подпадает по обложение взносами и вообще не включается в РСВ.В то же время эта сумма не облагается НДФЛ, если она меньше 4 000 рублей. Все что свыше входит в базу по налогу.
- Детские пособия. Ежемесячное или по беременности и родам – оба не попадают под обложение НДФЛ и взносами. При этом в 6-НДФЛ они вообще не указываются, а вот в форме РСВ отражаются в приложении 1 подразделы 1.1. и 1.2 в строках 030 и 040, даже в названиях строчек прямо упоминается .
- Подарки сотрудникам. Аналогично материальной помощи они облагаются НДФЛ сверх четырех тысяч рублей. При этом пунктом 4 статьи 420 НК подарки не признаются объектом обложения взносами в любой сумме (при условии, что был заключен письменный договор дарения). Правда, ФНС может оспорить некоторые подобные операции. К примеру, когда подарок делается в качестве поощрения за перевыполнение плана, в связи с достижением определенного трудового стажа и т.п., налоговая рассматривает такое одаривание как форму премирования и требует начисления и уплаты всех полагающихся взносов, поэтому лучше избегать «рабочих» формулировок в договоре дарения или придется быть готовыми отстаивать правоту в арбитраже.
- Дивиденды. Здесь возникает только НДФЛ, ведь дивиденды, так же как материальная помощь бывшим сотрудникам, не относится к доходам, облагаемым взносами в принципе. В РСВ она не указывается, а в 6-НДФЛ включается в базу и обособленно выделяется в первом разделе (строка 025).
- Аренда. Не признается объектом обложения согласно как передача имущества во временное пользование, а значит, не нужно начислять взносы с этих выплат. Одновременно арендная плата облагается налогом на доходы физических лиц и отражается в 6-НДФЛ.
- Экономия на процентах. Предоставляя работнику льготный заем под низкий процент (менее 2/3 ставки рефинансирования) или беспроцентный, организация как налоговый агент обязана рассчитать материальную выгоду и удержать с нее НДФЛ. В то же время, т. к. договор займа не относится к рабочим отношениями, выполняемым работам или оказываемым услугам, взносами облагать и включать в отчет полученную выгоду не требуется.
- Компенсация за просрочку зарплаты. Рассчитывается организацией самостоятельно, причем должна начисляться в обязательном порядке, но при незначительных задержках в пару дней обычно ее не считают. Работник может потребовать расчета через суд, но учитывая его копеечный размер в этом нет смысла.
Несмотря на обычно смешные суммы, ФНС настаивает, что они должны облагаться взносами, поскольку не носят характер компенсации за исполнение работником его должностных обязанностей (как возмещение командировочных расходов, например). При этом прямо противоположную позицию занимают судебные органы. Выбор остается за налогоплательщиком – идти на поводу у ФНС или судиться в будущем.
А теперь внимание, изменения с 2021 года! Компенсации не облагались НДФЛ в соответствии с п. 3 статьи 217 НК в 2021 году, но с 01.01.2020 года вступили в силу изменения в НК и п.3 признан утратившим силу.
Обратите внимание! Доходы участников при выходе из организации – выплата действительной части доли – облагаются НДФЛ, если не соблюдаются условия для освобождения от налога: доля приобретена после 1 января 2011 года и принадлежала участнику непрерывно более 5 лет. Взносы не нужно рассчитывать в любом случае.
Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой
Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.
Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения
Ответ на требование ФНС
Самое главное – не паниковать. Писать пояснения налоговой совсем не страшно, но я хочу дать несколько рекомендаций, которых придерживаюсь сама:
- Не давать лишнюю информацию. Ответ лаконичный, в общих чертах без конкретики. Захотят – попросят уточнение. Почему так – требования иногда носят чисто формальный характер и инспектору достаточно получить ответ в принципе.
- Не понимаешь – позвони. Проверяешь отчеты – вроде все в порядке, чего от тебя хотят, не ясно, показатели в норме, расхождений нет. В требовании указывается номер исполнителя, свяжитесь и узнайте, что имел в виду инспектор. Возможно, требование отправлено по ошибке (у меня такое бывало).
К сожалению, не всегда удается дозвониться, тогда попытайтесь отправить в ответ на требование запрос об уточнении или просто укажите, что расхождений не обнаружено.
Еще один вариант – отчеты «замылили глаз», и вы не замечаете ошибку, так что не торопитесь обвинять ФНС.
- Прикладывать строго те документы, которые запрашивают. Если написано – приложить договор аренды, решение о дивидендах, то их и отсылаем. Когда указана более размытая формулировка, к примеру, «подтверждающие документы», выбирайте, что вы готовы отослать в качестве основания (возвращаясь к первому правилу – по минимуму).
- Не игнорировать требование. Здорово было бы забиться в уголок и забыть про «страшное» письмо, но отсутствие ответа грозит блокировкой счета, пристальным вниманием к компании, даже включением в график выездной проверки (при регулярном игноре).
Если отсутствуют документы – тяните время. Подтверждайте получение впритык к сроку, просите отсрочки, отправляя часть документов, сообщите об отсутствии ответственного сотрудника (кадровика, главбуха, руководителя) и наличия пароля на компьютере с данными.
Напишите, что в связи с болезнью, нахождением в отпуске заграницей (нет связи) и т.п. невозможно связаться с человеком и получить доступ. Конечно, врать не нужно, но если причины реальные, почему нет?
Напоследок несколько вариантов формулировок ответов (конечно, нужно указать собственные данные).
Все письма обычно начинаются с фразы «В ответ на требование № … от … сообщаем, что…» (номер требования по ТКС и номер в самом письме ФНС не совпадают, я пишу номер из текста требования):
- «…расхождений между отчетом РСВ за 2019 год и 6-НДФЛ за 2019 год не обнаружено».
- «…в расчете 6-НДФЛ за 2019 год в строке 020 указана сумма начисленных доходов, включая оплаты по договорам аренды, выплату действительной части доли, принадлежавшей вышедшему участнику на праве собственности менее 5 лет. В отчете РСВ за 2019 год в строке 030 подраздела 1.1 приложения 1 указаны вознаграждения физических лиц, не включающие эти доходы в связи с тем, что они не являются объектами обложения страховыми взносами в соответствии со статьей 420 НК РФ».
- «…в отчете за 2019 год 6-НДФЛ в строку 020 включена сумма дохода в виде материальной помощи бывшему сотруднику (превышающая необлагаемый размер) – 6000 рублей. Полностью материальной помощи составляет – 10000 рублей. В РСВ за период – 2019 год материальная помощь не включалась, поскольку она не относится к объекту обложения страховыми взносами (между организацией и бывшим сотрудником отсутствуют трудовые отношения)».
- «…в РСВ за 2019 год в строку 030 подраздела 1.1 приложения 1 включена материальная помощь при рождении ребенка в размере 50000 рублей, она также отражена в строке 040, как не подлежащая обложению в соответствии со статьей 422 НК РФ. В отчете 6-НДФЛ за 2019 год материальная помощь не отражалась, т.к. этот вид дохода не подлежит налогообложению в соответствии с п. 8 статьи 217 НК РФ».