Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.

Когда можно и нельзя удержать оплату за лишний отпуск

В той же статье указано, что в некоторых случаях удержание лишних отпускных не производится. Этого сделать нельзя, если работник увольняется по таким причинам:

• он получил медицинское заключение, по которому не может выполнять текущую работу, а работодатель не смог предложить ему другую. Либо же работодатель такую работу предложил, но сотрудник переходить на нее отказался;
• грядет ликвидация организации (прекращение работы ИП) или же сокращение штата;
• увольняется директор, его заместитель или главбух по причине смены собственника имущества организации;
• его призвали на службу (военную или альтернативную);
• ранее занимавшего его место сотрудника восстановили по решению суда или Инспекции по труду;
• в соответствии с медицинским заключением работник признан полностью неспособным к труду;
• наступила смерть сотрудника или ИП-работодателя либо кто-то из этих лиц признан судом умершим или безвестно пропавшим;
• произошло стихийное бедствие, крупная авария, началась война, эпидемия или имело место иное чрезвычайное событие, которое сделало работу невозможной не по вине сотрудника.

Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни

Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.

Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:

• если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
• если количество дней больше 15, его принимают за 1.

Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.

А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.

Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:

• если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
• если 31 — исключают из стажа.

Излишние выплаты отпускных: когда наниматель вправе вернуть деньги

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

• прекращение деятельности организации (ИП);
• штатное сокращение организации (ИП);
• отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
• отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
• замена собственника имущества;
• призыв на действительную военную службу работающего;
• восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
• нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
• смерть работника либо нанимателя;
• чрезвычайные ситуации.

Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.

Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму?

Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.

Предпринимаемые действия нанимателя для разрешения спора	Пояснения
Выплата только той суммы, по которой нет споров	Следует разъяснить сотруднику правовую основу, подкрепляющую действия нанимателя, письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации
Подать в суд на уволенного	Уместно, когда все принимаемые меры по разрешению спора исчерпаны и не привели к должному результату
Не удерживать избыточные суммы с отпускных уволенного	Оптимальный вариант, когда нанимателю неудобно, невыгодно судиться

Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.

Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.

Истек срок исковой давности

Налоговый учет. Может ли работодатель списать долг сотрудника за неотработанные дни отпуска как дебиторскую задолженность после истечения срока исковой давности и учесть ее в составе внереализационных расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль?

Пунктом 5 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что в целях гл. 25 Налогового кодекса суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщика, не подлежат повторному включению в состав его расходов.

Учитывая, что затраты на оплату отпуска были приняты к учету в качестве расходов на оплату труда, работодатель не может повторно учесть данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по заработной плате за неотработанные дни отпуска. На это обратил внимание Минфин России в Письме от 10.12.2009 N 03-03-06/1/799.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Об отпуске и удержаниях

По правилам ТК РФ право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению до истечения указанного срока. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Рабочий год составляет 12 месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (Письма Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519, Роструда от 14.06.2012 N 853-6-1).Например, если сотрудник устроился к вам 15 декабря 2019 года, рабочий год составит период с 15.12.2019 по 14.12.2020.

Кстати, Минтруд давал разъяснения, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. При этом окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519).

В судебной практике поддерживается тот же подход (Определения Нижегородского областного суда от 17.08.2010 по делу N 33-7171, Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017 по делу N 2-17215/2016). Это означает, что если работник устроился к вам 01.12.2018 и по состоянию на 30.11.2019 (рабочий год с 01.12.2018 по 30.11.2019) отгулял все 28 календарных дней (по общему правилу), очередной отпуск ему может быть предоставлен не ранее 1 декабря 2019 года.

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Заставляют вернуть деньги за отпуск. Как не потерять лишнее?

Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, всегда оставался болезненным вопросом.

Да, законодательство предоставляет работодателю право произвести удержания из заработной платы работника при его увольнении за неотработанные дни отпуска, которые он получил авансом.

Но почему-то работодатели часто забывают, что право на удержание они имеют, но это должно проходить в рамках закона. К нам поступило обращение от работницы муниципального учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера.

“31 декабря 2018 года я увольняюсь по собственному желанию.

Важно

На этой неделе ко мне подошел начальник отдела кадров и пояснил, что при предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска они что-то напутали с отпускным периодом и предоставили мне часть отпуска авансом.

В связи с увольнением я остаюсь должна учреждению 35000 рублей. Начальник отдела кадров предложил мне написать заявление для бухгалтерии о возврате указанной суммы.

Отгуляв отпуск авансом, работник увольняется: как удержать излишне выплаченные отпускные и заплатить налоги

Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается за фактически отработанное время. Но трудовое законодательство не запрещает предоставить отпуск авансом, то есть до того момента, когда у работника возникнет соответствующее право. Сотрудник должен будет отработать «авансовые» дни отпуска.

Если же он увольняется, не отработав период, за который уже использовал отпуск, возникает вопрос о возврате ранее начисленной сумме отпускных.

Статья 137 Трудового кодекса РФ дает организациям право вернуть излишне выплаченные отпускные путем удержания из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Но нужно помнить об ограничении, предусмотренном в статье 138 ТК РФ.

Из этой нормы следует, что размер удержаний не может составлять более 20 процентов зарплаты.

Таким образом, работодатель вправе без какого-либо специального согласия со стороны работника вычесть из его последней зарплаты часть неотработанных отпускных в пределах 20 процентов причитающихся ему сумм.

Если излишне выплаченные отпускные превышают 20 процентов от суммы начисленной зарплаты или последней зарплаты сотрудника недостаточно, чтобы удержать переплату, придется заручиться его согласием на возврат всей суммы задолженности.

Для этого нужно получить с работника заявление, в котором он подтвердит, что не оспаривает основания и размер удержания. В противном случае вернуть излишне выплаченные отпускные можно будет только через суд.

Обратите внимание

Правда, есть мнение, что работодатель не вправе обращаться в суд с таким иском (об этом см. ниже).

Обратите внимание. При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

В некоторых ситуациях работодатель вовсе не сможет реализовать свое право на удержание. Например, увольняется сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. В этом случае к моменту увольнения у нее не будет зарплаты, из которой можно было бы удержать излишне выплаченные отпускные. Соответственно, компания не сможет применить статью 137 ТК РФ.

Порядок удержания отпускных при увольнении

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

Это тоже важно знать:
Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилось

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

О запретах на удержание отпускных

Когда руководитель удерживает отпускные, он должен учитывать ограничения, введенные статьей 138 ТК РФ. Согласно первой части, 20% от заработной платы – максимум общего размера. Действие правила продолжается, даже если у самого сотрудника нет возражений против факта удержания денег.

Сумма задолженности может быть погашена добровольно, если размер переплаты отпускных при окончательном расчете превышает максимально допустимую сумму. Наличные можно вносить через кассу предприятия, допускаются и переводы на банковские счета.

Если же работник подобных шагов не предпринимает, то сумма может быть востребована только в порядке судебных разбирательств. Но судебная практика по этому направлению сложилась весьма противоречивая.

Точно известно, что удержания недопустимы, если при увольнении указана одна из следующих причин:

Уход в армию

1. Смерть работодателя-ИП.
2. Наступление форс-мажора, чьи признаки соответствуют российскому законодательству.
3. Признание сотрудника нетрудоспособным на основании медицинских показаний.
4. Призыв на воинскую службу. Это касается и альтернативного варианта.
5. Восстановление на должности того, кто ранее занимал данную должность. Обычно это происходит после оформления соответствующего судебного решения.
6. Отказ от перевода.

Похожие записи:

• Сколько можно ездить по договору купли-продажи без страховки в 2023 году
• Что такое выслуга лет, на что влияет при расчете пенсии
• ВС уточнил, что доказывает фактическое принятие наследства