Онлайн-кассы и ОФД: изменения в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-кассы и ОФД: изменения в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила выбора ККТ в 2023 году не отличаются от советов, которые можно было увидеть в предыдущие годы. Кассовый аппарат по-прежнему нужно подбирать исходя из потребностей бизнеса, а чтобы не переплатить, нужно внимательно изучать тарифы банка и в целом быть в курсе, какие сопутствующие расходы, связанные с обслуживанием онлайн-кассы могут возникать у предпринимателя.
Какой фискальный накопитель выбрать
На первый взгляд, достаточно выбрать ФН с максимальным сроком действия (36 месяцев) современного стандарта и по минимальной цене. Но на самом деле к выбору нужно подходить более ответственно. Нельзя просто взять и поставить любой ФН, его нужно подбирать в зависимости от режима налогообложения и сферы деятельности.
Модель накопителя может быть 1.1М или 1.2 – главное, чтобы он подходил к используемой кассе, а касса была в реестре ФНС. Но со сроками действия накопителей может возникнуть определенная путаница. Не все представители бизнеса могут покупать более дешевые (в пересчете на время) ФН на 36 месяцев. Дальше разберем, какой накопитель должен использовать продавец на ОСНО, спецрежимах, магазины с подакцизными товарами и другие категории налогоплательщиков.
В каких случаях накопитель может заблокироваться
Чаще всего накопители блокируются, когда заканчивается их срок службы, но бывают и другие ситуации. Расскажем, из-за чего может быть заблокирован ФН и как не допустить таких ситуаций:
- Нет передачи данных в налоговую. Обычно это происходит, когда нет связи с интернетом или касса сломалась. ФН заблокируется, если данные не поступают в ФНС более 30 дней.
Как исправить ситуацию: подключиться к интернету, а в будущем – следить за стабильностью соединения. ФН разблокируется автоматически после первой передачи данных в налоговую.
- Переполнена память ФН. Как было ранее сказано, срок службы, который указан в паспорте – это максимальный срок работы. Если чеков выставляется много, то память может заполнится быстрее.
Как исправить ситуацию: выход только один – замена ФН на новый.
- Вовремя не закрытая смена на онлайн-ККТ. Рабочая смена не может быть более 24 часов. При условии, что кассир не закрыл вовремя смену, накопитель может заблокироваться.
Как исправить ситуацию: ежедневно проверять закрытие смены.
Решение некоторых из самых распространенных проблем можно найти в паспорте к накопителю или на сайте производителя.
Какой ФН обязан купить ИП на УСН
Для «упрощенцев», предпринимателей на патенте или ЕСХН действует общее правило — использовать накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев. Но есть исключения. Какой ФН обязан купить ИП на УСН, если он продает подакцизные товары, работает посезонно или использует ККТ в автономном режиме? Выбор не ограничен. Если предприниматель считает нужным, может выбрать модель на 15 мес.
Рассмотрим, какой ФН нужен предпринимателю на УСН при маркировке товаров. Если ИП продает обувь, одежду и другую продукцию с кодами Data Matrix, нужно использовать модель «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» (информация актуальна на январь 2022 г., реестр ФН может расшириться). В этом случае также действуют исключения — они касаются тех, кто занят сезонным бизнесом и применяет ККТ в автономном режиме. Не забудьте подключить ФФД 1.2, если ваша деятельность не связана с торговлей ювелирными украшениями, алкоголем и меховыми изделиями.
Когда у фискального накопителя истекает срок службы, его необходимо заменить на новый. Сохранившиеся в нем данные должны быть переданы в ФНС (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ) в течение 60 календарных дней. Старый ФН нельзя выбрасывать — его необходимо хранить в течение 5 лет после окончания эксплуатации (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).
Как выбрать фискальный накопитель
Выбрать фискальный накопитель можно самостоятельно или обратившись к специалистам. Подбирается фискальный накопитель в зависимости от системы налогообложения и сферы работы. Выбрать ФН правильно очень важно, так как если вы купите накопитель, который не подходит для вашей СНО, то ФН просто заблокируется при регистрации, а вы не сможете использовать его — придется покупать новый.
Всего есть два вида — на 15 месяцев и 36 месяцев. Объем памяти и устройство шифрования на обоих одинаково. При выборе нужно ориентироваться на СНО и категорию товаров и услуг, которые вы реализуете.
Например, срок фискального накопителя на кассе при УСН зависит от того, продаете вы товары или оказываете услуги. Если вы предоставляете услуги, то для УСН ФН 15 месяцев будет оптимальным. А если продаете товары, то нужно использовать фискальный накопитель на 36 месяцев.
Для удобства мы составили таблицу, которая поможет вам в выборе.
Что изменилось и для кого
Приказ устанавливает несколько ФФД: 1.0, 1.05, 1.1. Различия версий состоят в списке обязательных реквизитов и порядке их отражения в БСО. Однако внедрение маркировочной системы обусловило изменения в формат фискальных документов. Обозначенные поправки актуальны для бизнеса, связанного с реализацией маркированной продукции. Также эти изменения коснутся страховых фирм, казино и пр. В скором времени перейти на новый ФФД понадобится и другим видам бизнеса.
Одним из ключевых изменений стал тег 1162. В нем обозначается идентификационный код товарной позиции, подлежащей маркировке. Этот реквизит должен присутствовать в БСО в случае реализации либо возврата маркированной продукции. В остальных ситуациях данное требование не обязательно к выполнению.
Следующий момент: значение тега 1212, именуемого «признак предмета расчета», обусловлено конкретным предметом расчета, отображенным в БСО. Значение 1 подразумевает товар, 3 – работу, 4 – оказанную услугу. Но здесь могут действовать иные правила, что отмечено в законодательстве. Внереализационный доход подразумевает обозначение тегом «15», тогда в теге 1030 надлежит привести уточнение дохода. В том случае, когда в БСО указаны расходы, снижающие размер налоговых отчислений при УСН «доходы», параметр тега 1212 ставится «16».
Какой ФН обязан купить ИП на УСН
Для тех, кто работает по упрощённой схеме, предпринимателей на патенте и ЕСХН есть общее правило – применять накопитель на 36 месяцев. Хотя исключения из него существуют: ИП на УСН, продающий подакцизные товары, пользующийся ККТ в автономном режиме или работающий посезонно, может пользоваться накопителем со сроком службы в 15 месяцев.
Предпринимателю на УСН, если он торгует одеждой, обувью и иной продукцией с кодами Data Matrix, следует применять «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М». На начало 2022 года — это единственный вариант, хотя со временем реестр могут пополнить другие модели. Исключения есть и в этом случае – они относятся к сезонному бизнесу и использованию ККТ в автономном режиме. Если бизнес не связан с алкоголем, меховыми изделиями и ювелирными украшениями, то не забудьте подключить ФФД 1.2.
При окончании срока службы фискального накопителя нужно будет заменить его, а сохранившиеся данные передать в ФНС, как предписывает пункт 16 статьи 4.2 № 54-ФЗ – на это отводится 60 дней. Выбрасывать старый ФН нельзя – после завершения срока эксплуатации его требуется хранить в течение 5 лет в соответствии с пунктом 2 статьи 5 всё того же закона.
Суть законодательной базы
Новые фискальные накопители для маркировки прописаны в законе № 54-ФЗ, который определяет порядок требований для обязательной маркировки товаров. Закон был изменен и дополнен, внедрена система «Честный знак» и несколько поправок, позволяющих наиболее точно определять происхождение товара.
В соответствии с поправками обновленные ФН должны не только размещать сведения о товаре в чеке, но и самостоятельно определять и проверять достоверность кодов маркировки.
Такие ФН должны самостоятельно проверять происхождение товаров через систему «Честный знак» и публиковать полученную информацию на чеке. Помимо этого, все данные о реализации промаркированных товаров должны автоматически отправляться в систему мониторинга.
Старые фискальные накопители таким требованиям не соответствуют. Поэтому кассовое оборудование необходимо оперативно сменить до указанного в законе срока.
Алгоритм работы обновленных ФН
В соответствии с законодательством алгоритм продаже промаркированных товаров значительно отличается от обычных.
Оборудование работает в следующей последовательности:
- С помощью сканера кассир должен считать уникальный код DataMatrix, а кассовая техника передает полученное изображение на фискальный накопитель.
- Онлайн-касса получает запрос. Она создает документ и передает его оператору ИСМ в единую государственную систему. Оператор автоматически проверяет маркировку. Если происхождение товара подтвердилось и он легален, формируется кассовый чек.
- Покупатель передает деньги и приобретает товар. Кассовое оборудование передает второй запрос фискальному накопителю. ФН автоматически формирует документ о реализации товара и передает его в систему. Оператор удаляет продукцию из базы и присылает на кассу квитанцию.
Что делать, если продаете товары с маркировкой
Используйте свой ФН вплоть до окончания его действия. Когда придет время менять ФН, вы обязаны приобрести накопитель с поддержкой формата 1.2.
Сроки такие:
- До 6 августа 2021 года вы можете купить ФН «старых» форматов, только нужно успеть зарегистрировать ФН до этой даты. Дальше работайте с этим ФН до конца срока его действия.
- С 6 августа 2021 можно покупать и регистрировать только ФН, который поддерживает формат 1.2.
Чем ФН—1.1М отличается от других:
- сам проверяет достоверность кода маркировки;
- умеет формировать «запрос о коде маркировки» и «уведомление о реализации маркированного товара» — так называются новые документы, которые нужно будет передавать в Честный ЗНАК при продаже маркированного товара;
- способен работать с ответами на запрос и квитанциями, которые приходят от оператора маркировки.
ИП на патенте, которым нужна онлайн-касса в 2023 году
Предприниматели на ПСН обязаны применять онлайн-кассу. Виды деятельности, не перечисленные в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ, не освобождаются от применения ККМ, даже если ИП применяют патент без работников. Им также нужна онлайн-касса. Виды деятельности, которые обязаны выбивать чек:
- парикмахеров и косметологов;
- ремонт бытовой техники и часов;
- обслуживание и ремонт мотоциклов, автомобилей, оборудования;
- перевозка пассажиров и грузов автомобильным и речным транспортом;
- ветеринарные;
- физкультурные и оздоровительные;
- охота и ведение охотхозяйства;
- розничная торговля и общепит в стационарных точках и без них;
- прокат;
- рыболовство, рыбоводство;
- производство молочной продукции;
- ремонт компьютерной техники.
Новые реквизиты кассового чека в ФФД 1.2
Если в прошлых версиях ФФД за маркировку отвечал всего один тег – 1162, то в ФФД тегов отвечающих за маркировку гораздо больше. В ФФД 1.05 для идентификации товара выделен Тег 1162, который сейчас применяется только при торговле маркированными товарами и ограниченным списком средств индивидуальной защиты (маски и защитные костюмы медицинского назначения), В ФФД 1.2 список товаров, подлежащих дополнительной идентификации в чеке расширяется, как и подход к их идентификации.
Вместо тега 1162 будет применяться тег 1163. Это не просто строчка с данными, это целая таблица с тегами. Такими теги находятся в диапазонах от 1301 до 1309 и от 1320 до 1325. В каждом из указанных там тегов, описаны существующие штрих-коды.
Еще один новый тег – 2106. Необходим для записи в чек результата проверки сведений о маркированном товаре в системе «Честный Знак».
Для данного тега возможны следующие значения:
- Статус товара не проверен (отсутствие связи или ответа от ГИС МТ);
- Статус товара не корректен;
- Статус товара корректен.
Что еще нужно знать предпринимателям на ПСН?
Кроме повсеместного внедрения онлайн-касс, правительство проводит эксперименты с обязательной маркировкой продуктов с помощью кода DataMatrix. Он регулируется законом 325-ФЗ. Уже сейчас предпринимателям на ПСН нужно покупать оборудование для маркировки обуви, товаров из натурального меха, лекарственных препаратов, шин и некоторых товаров легкой промышленности. К 2024 году правительство планирует распространить маркировку на всю продукцию.
Обратите внимание! Чтобы работать с маркировкой, нужно купить онлайн-кассу, приобрести электронную подпись, внедрить систему электронного документооборота, авторизоваться на платформе «Честный знак» и приобрести 2D-сканер штрихкодов.
Штрафы при нарушении: что будет, если не применять кассу?
Если вы должны были установить ККТ еще в 2019 году, но не сделали этого, налоговая расценит это как грубое нарушение закона. Штраф за работу без ФН составит 5000 рублей, штраф за каждый невыданный чек — 10 000, а если ККТ в работе вообще не применялась, сумма к уплате дойдет до 100 % от полученной без ее использования прибыли.
ПСН, общепит и алкоголь
ПСН могут применять ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания услуг общественного питания через объекты организации общественного питания с площадью зала обслуживания посетителей не более 50 кв. м по каждому объекту организации общественного питания. Это установлено подпунктом 47 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ.
К услугам общественного питания не относятся услуги по производству и реализации подакцизных товаров, указанных в подпункте 3 пункта 1 статьи 181 НК РФ (подпункт 13 пункта 3 статьи 346.43 НК РФ). Подпунктом 3 пункта 1 статьи 181 НК РФ подакцизными товарами признается алкогольная продукция (водка, ликеро-водочные изделия, коньяки, вино, фруктовое вино, ликерное вино, игристое вино (шампанское), винные напитки, сидр, пуаре, медовуха, пиво, напитки, изготавливаемые на основе пива, иные напитки с объемной долей этилового спирта более 0,5%. Если через объект организации общественного питания реализуются приобретенные для последующей реализации подакцизные товары, перечисленные в подпункте 3 пункта 1 статьи 181 НК РФ, как в упаковке и расфасовке изготовителя, так и без такой упаковки, то такая предпринимательская деятельность относится к услугам общественного питания, в отношении которых может применяться ПСН.
Таким образом, индивидуальные предприниматели, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания услуг общественного питания (включая реализацию покупных алкогольных напитков) через объекты организации общественного питания с площадью зала обслуживания посетителей не более 50 кв. м, могут применять ПСН.
Минфин России разъяснил это в письме от 05.02.2015 № 03-11-12/4619. Аналогичные разъяснения ведомство приводит в письме от 04.05.2016 № 03-11-12/25886.
Единственная и главная опция фискального накопителя – перемещение сведений о каждой продаже для ОФД. Возможности аккумулятора и метод кодировки актуальной информации помогает избегать неприятностей, вызванных неустойчивым интернетом. Сбои в течение месяца не испортят долгосрочного сотрудничества бизнесмена и ИФНС. Это гарантия уверенной, стабильной работы в любых ситуациях.
На ФН хранятся различные реквизиты, свидетельствующие о деятельности предприятия. Каждый чек, пробитый на кассе, содержит информацию, отправляемую ФН в ФНС по месту размещения торгового предприятия. Целесообразно следить за сроком действия устройства. В отчете о закрытии смены значение количества не переданных ФД должно быть пустым. После замены фискального накопителя происходит перерегистрация кассового оборудования. За просроченный фискальный накопитель с индивидуального предпринимателя взимается штраф в размере 1 500 – 3 000 руб., с ООО – 5 000 – 10 000 руб. по истечении тридцати дней с момента просрочки.
Мы решили не взаимодействовать с ККТ напрямую с сайтов, а дописать в нашей биллинговой системе «Ванец» соответствующий функционал. Ванец уже занимается администрированием взаимодействия сайтов с нашей 1С и трансляцией 1С-ного ужаса в нормальный API, здесь мы пошли по аналогичной схеме.
Все ответственные аспекты взаимодействия с ККТ реализуются в Ванце, оставив сайтам вполне простой API. Ванец принимает запрос от сайта, проверяет его на правильность, ставит в очередь на выполнение. Из очереди запрос обвешивается дополнительными необходимыми полями и отправляется в ККТ, результат операции сохраняется в биллинге. Рассылкой чеков клиентам занимается ОФД, здесь уже не наша зона ответственности. Но при этом, аттрибуты ФД у нас хранятся в Ванце и мы их можем всегда оттуда извлечь при необходимости. Такая система достаточно легко масштабируется на нужное количество касс при необходимости и позволяет не потерять запрос на чек при временной неработоспособности кассы. Само решение по ряду причин мы открыть не можем, но, в целом, оно совсем несложное.