Чек-лист документов, необходимых для начала работы турагентства

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чек-лист документов, необходимых для начала работы турагентства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сначала разберёмся в терминологии. Турагентство — это посредник между туроператорами и непосредственными покупателями туров. Турагент не формирует туры, а только продаёт их, получая комиссию от сделки — 5–15%. В России деятельность туристических агентов не лицензируется, и это огромный плюс.

Зачастую агенты регистрируют ИП, но не все крупные операторы готовы работать с индивидуальными предпринимателями. Поэтому, если планируете открывать офис, советуем сразу регистрировать ООО. Чтобы открыть туристическое агентство, потребуется:

• выбрать название фирмы;

• подтвердить юридический адрес — достаточно договора аренды;

• выбрать код ОКВЭД — нужен 79.11, деятельность туристических агентств;

• подготовить договор об учреждении ООО, протокол собрания учредителей, устав компании;

• подать заявление по форме Р11001 (проще это сделать на сайте Госуслуги), квитанцию об уплате госпошлины.

Частые ошибки турагента

На первой строчке рейтинга распространенных ошибок находится неумение агента работать с клиентом, понимать его желания и возможности. Часто за этим стоит незнание маршрутов, отелей и действующих правил. Не все умеют деликатно разговаривать с людьми и квалифицированно отвечать на вопросы клиентов.

Кроме ошибок, связанных с незнанием маршрутов и психологии заказчика, есть группа технических промахов:

1. Неправильное внесение данных в систему бронирования.

2. Отсутствие подписи клиента в договоре.

3. Несвоевременное оформление визовых документов.

Преимущества и недостатки бизнес-идеи

Турагентства назначают на свои услуги высокие комиссионные. Соответственно, в перспективе вы можете очень хорошо зарабатывать. Но назвать направление простым нельзя, вы должны понимать:

• Конкурентов у вас будет много — чтобы завоевать клиента, придётся тщательно продумать УТП и не скупиться на рекламный бюджет.

• Спрос на направления, визовое законодательство, стоимость перелётов постоянно меняются. Размышляя, как открыть свою турфирму с нуля, готовьтесь молниеносно принимать решения.

• Конфликты являются частью работы. Удовлетворить запросы всех клиентов и предугадать форс-мажоры (например, задержку рейса из-за тумана) — невыполнимая задача. Поэтому вам потребуется стальная стрессоустойчивость.

Управление туристическим бизнесом в первые месяцы после открытия имеет свои нюансы. На этом этапе самое главное – наработать клиентскую базу. Клиенты выбирают те фирмы, где им предоставляют скидки. Поэтому будьте готовы к тому, что в первое время какой-то процент от стоимости тура вам придется уступать, соответственно, агентское вознаграждение будет меньше.

Цены путевок постоянно меняются, порой туроператоры обновляют предложения по нескольку раз за день. Поэтому найти маршрут по максимально низкой цене – задача кропотливая. Возьмите у клиентов адреса электронной почты и отправляйте подходящие туры. Но есть одна хитрость – название туроператора указывать не следует, иначе турист с вашей подборкой может обратиться в другое агентство или вовсе забронировать тур самостоятельно.

Структура туристического бизнеса

Для лучшего понимания структуры туристического бизнеса, нужно вынести для себя некоторые понятия:

1. Туристическая фирма – предприятие, которое продает туры клиентам. Понятие делиться на турагентов и туроператоров.
2. Туроператор – предприятие, которое создает турне, которое пользуется повышенным спросом среди клиентов. Фирма продвигает туры с помощью рекламы в СМИ и продажу через розничную сеть туристических агентов.
3. Турагент – предприятие, продающая полный пакет туров, организованных туроператором.

Каждое турагентство имеет следующие обязанности:

• Правильно оформить туристические визы;
• Выдать документы, подготовленные оператором: ж/д и авиабилеты, оформление медстраховки;
• Устанавливать бронь на те услуги, которые заказал клиент;
• Вовремя оплачивать услуги оператора.

Каким образом это работает?

Туристический бизнес зиждется на трёх «китах» туроператорах, турагентствах и туристической инфраструктуре. Основная задача туроператора – организация тура – отдыха определённого количества человек, включая все вспомогательные мероприятия (проживание, питание, транспорт, экскурсии и другие развлечения).

Суть заключается в том, что, при организации тура, туроператор за полгода или год бронирует места в отелях, авиабилеты, билеты на аттракционы, столики в кафе, ресторанах и так далее по заниженным ценам. Какая выгода инфраструктуре, ведь цены на вышеуказанные услуги в рамках тура намного ниже, чем если бы эти услуги предлагались в обычном порядке?

Туроператор гарантирует полную загруженность инфраструктуры. Например, отель в Тайбее, рассчитан на 400 постояльцев, даже в самые посещаемые месяца, заполнен на 40% и то, не постоянно. Туроператор гарантирует 100% заполнение отеля на 8 месяцев из-за чего, даже если скидка туроператору составит 30%, то прибыль отеля вырастет на 75% по сравнению с обычной в это время года. По такому принципу заключаются сделки и с другими звеньями инфраструктуры. Самая большая экономия туроператора на авиаперевозках, часто, более 40%.

Вот и организовал туроператор 100 туров Москва-Тайбей, с мая по февраль, в среднем на 50 человек каждый. А где найти 5000 человек? Вот тут в игру вступают турагентства, которые ищут людей на, организованные туроператором туры.

Разница между стоимостью тура указанного туроператором плюс текущие растраты агентства и стоимостью туристической путёвки, установленной агентством является прибылью турагентства. Стоимость тура, запрашиваемая туроператором – конфиденциальная информация, которая доступна только турагентствам, которые сотрудничают с данным туроператором на основании договора.

Один туроператор сотрудничает со многими турагентствами. Одно туристическое агентство сотрудничает со многими туроператорами. Если количество туристов, желающих отдохнуть в рамках данного тура намного меньше, чем количество забронированных услуг, то, чтобы срочно найти туристов, туроператор, чтобы сохранить свою репутацию, в 2 и более раза удешевляет стоимость тура. Такие туры принято называть горящими. А может ли туроператор одновременно работать и как туристическое агентство?

Никакого запрета на совместный бизнес не существует, однако такая практика не прижилась не только на территории постсоветского пространства, но и во всём мире, ведь совмещение логистических функций туроператора и маркетинговых турагентства сильно тормозит бизнес в целом. Туроператоры, которые пробовали совмещать агентскую деятельность, рано или поздно становились банкротами.

Как открыть турагентство на дому?

К сожалению, специалисты не советуют этого делать. Успешных примеров практически нет. Открытие туристического агентства дома не солидно, не вызывает доверия туристов и создает дополнительные мелкие проблемы. Да и приглашать людей в офис намного респектабельнее, чем в свою квартиру. Конечно, можно назначать встречи с туристами в публичных местах, но эффект от таких встреч сомнительный.

Конечно, если у вас нет необходимых средств, и вы не можете открыть турагентство, то у вас есть отличный шанс попробовать себя в туризме. Причем, вне зависимости от того, начинающий вы или опытный менеджер по туризму.

В то время, когда я открывал свое турагентство, у меня был конкурент, который работал у себя дома. У него была своя база постоянных клиентов (о том, где он их наработал, история умалчивает), и он достаточно успешно работал со своими клиентами. Когда я спросил, как он заключает свои договора, мне ответили, что он чуть ли «не в тапочках выходит в подъезд» и отдает договора туристам. Тем не менее, часть клиентов, у него, все равно получалось перехватить.

Но все равно, ему потребовалось открывать ИП, заключать договора с многочисленным списком туроператоров, платить налоги и пенсионные отчисления, вести бухгалтерию и т.д. А это все требует, как вы понимаете, дополнительных ресурсов — времени и денег. Нужна ли вам эта волокита?

Еще один вариант, это работать «в черную», как делают некоторые. Чего я вам настоятельно НЕ рекомендую (для этого есть множество серьезных причин, одна из них — ст. «уклонение от уплаты налогов», но даже не это самое страшное). Но у меня есть для вас предложение гораздо лучше, проще, прибыльнее, и вот в чем оно заключается.

С точки зрения закона никаких требований к персоналу турагентства не существует. Собственно, в крайнем случае, весь персонал может быть представлен одним индивидуальным предпринимателем.

Но на самом деле, сотрудников надо иметь хотя бы 2, чтобы они моги заменять друг друга в случае отпусков, болезней и поездок в рекламные туры. Кроме того, 2 сотрудника позволят обеспечить работу турагентства в вечерние часы и выходные, когда поток клиентов обычно максимальный.

Требовать ли от сотрудников специального образования и опыта работы? К сожалению, сейчас специальное туристическое образование весьма далеко от практики современного туризма, поэтому его наличие без опыта реальной работы не даст сотруднику никаких преимуществ. А вот опыт работы, особенно если у самого учредителя такового нет, не помешает. Если же директор имеет опыт работы и собственное представление о том, что и как должны делать сотрудники, то лучшим вариантом будет подбор сотрудников без опыта – их не придется переучивать.

Надо ли принимать бухгалтера? В небольшом турагентстве обычно совсем небольшой объем финансовых и бухгалтерских операций, поэтому бухгалтер на полную ставку обычно не нужен. Достаточно бухгалтера-надомника или обслуживания специальной фирмой, которые обеспечат составление и сдачу отчетности.

Теоретически, туристическое агентство можно открыть хоть на дому. Но если вы хотите, чтобы ваш бизнес не столько выживал, сколько рос, как помидоры, и приносил стабильный доход, вам придется подыскать для него хорошенькое местечко – это могут быть районы, которые еще не захвачены другими турфирмами, крупные бизнес-центры, торговые центры и т.д. Многие говорят, что для туристического бизнеса совсем не обязательно тратиться на дорогостоящий офис в проходимом месте – однако мы считаем, что это не так, особенно если в ваших планах не только сидеть на телефоне, но и вживую проводить встречи с клиентами. Конечно, приобретение путевки редко бывает импульсным решением, но хорошее место с годным трафиком поможет вам, как минимум, запомниться и исключит вероятность историй в духе: я пришел и их я не нашел, я увидел Туи – и ушел. Увы, навсегда.

Вопрос на засыпку: что самое главное для начинающего туристического агентства? Правильный ответ – наработать собственную клиентскую базу. Для этого понадобится как минимум год, поэтому первый год для открывшейся туристической фирмы всегда самый трудный. Второй – полегче: появляются все новые клиенты, наращиваются прибыли… а вот третий год можно считать самым сложным: резкого увеличения клиентов больше нет и многие чувствуют, что бизнес зашел в тупик. На этом этапе закрывается до 40% всех туристических агентств, зато оставшиеся укрепляются на рынке.

Теперь, когда мы расставили приоритеты, снова вспомним о конкурентах. Их много и становится все больше, поэтому в маркетинг придется вкладываться постоянно, чтобы о вас узнало как можно больше людей. Давать рекламу в газеты, радио и ТВ не подходит – эффект от них кратковременный, а большинство в отпуск собираются не завтра, а когда-нибудь: когда они, наконец, соберутся, то уже о вас забудут. Оптимальный вариант для начинающего туристического агентства – это 1. красивая вывеска, 2. продвижение сайта и 3. SMM. К этим трем китам нужно подойти со всей ответственностью: вывеска может привести к вам в среднем 20% клиентов, а грамотное продвижение сайта, активный полезный блог, все цены на виду и приятные акции помогут вам хронически оставаться на плаву. По праздникам или в дни хронического бесспросья, можно прибавить к этому контекстную рекламу и наружку: даже если они не приведут много лидов, имиджевый эффект тоже играет свою роль.

Открытие туристического агентства

Туристическое агентство можно открыть без малых вложений и не имея опыта работы в этой сфере. Деятельность не лицензирована, поэтому никаких разрешительных документов получать не нужно. При этом конкуренция в турбизнесе высока, а спрос на услуги турагентств в условиях кризиса закономерно падает. Как открыть туристическое агентство с нуля в такое сложное время и сделать его прибыльным?
Для старта вам потребуется минимум 1 млн. рублей. Этих средств вам хватит на то, чтоб организовать достойный офис, нанять персонал и сориентироваться в некоторых организационных моментах. Однако не исключено, что в ближайшие полгода вам придётся привлечь ещё некоторую сумму (от 25 до 50% от первоначальной). Естественно, всех интересуют сроки окупаемости. К большому сожалению в точности рассчитать этот период практически невозможно из-за массы факторов. При самом оптимистическом прогнозе срок окупаемости колеблется от одного года до восемнадцати месяцев. Опять же, срок окупаемости напрямую зависит от предлагаемых агентством направлений. Комиссионные отчисления за каждую проданную путёвку составляют от 5 до 15%. Комиссия напрямую зависит от стоимости путёвки, от популярности направления, от системы скидок для клиентов. Кроме того, турфирма может получать разного рода бонусы.

На начальном этапе нужно зарегистрировать турфирму, здесь вы можете выбрать 4 вида работы турагентства:
— Самостоятельная турфирма. Для этого необходимо снять офис. Арендуете или покупаете помещение в хорошем районе, выбирайте места с большим потоком людей. Закупаете мебель и технику, нанимаете персонал (желательно с опытом в данной сфере). Разрабатываете туристические маршруты и подготавливаете стандартные договора по каждому направлению, что позволит вам существенно сэкономить время на оформление путёвок.
— Турагентство на дому. Один из самых простых способов войти в турбизнес без вложений. Для этого понадобится только компьютер, принтер, выход в интернет, телефон. Регистрируем ИП, заводим страничку в соцсетях и/или делаем сайт и продвигаем его. С клиентами общаемся по интернету, телефону, скайпу, встречаемся в кафе или дома. Турагентство на дому перспективно лишь для предпринимателей, имеющих широкий круг общения (в идеале – свою клиентскую базу), обладающих профессиональным опытом. — Онлайн-турагентство. Турбизнес в виде онлайн-турагентства имеет неплохие перспективы. Необходимо создать сайт-магазин, где клиент сможет самостоятельно подбирать интересующие варианты, бронировать путевки и билеты, оплачивать услуги, формировать необходимый комплект документов. Онлайн-агентство может служить как дополнительным каналом продаж, так и единственным. — Турагентство по франшизе. Этот вариант предпочтителен для новичков в туристической теме, которые морально готовы к открытию агентства, но не обладают необходимыми знаниями. Отношения с франчайзером регулирует договор о совместной рекламе.

Преимущества и недостатки бизнес-идеи

Туристические агентства берут высокие комиссионные за свои услуги. Следовательно, в долгосрочной перспективе вы можете очень хорошо заработать. Но простым направление не назовешь, нужно понимать:

• У вас будет много конкурентов — чтобы завоевать клиента, нужно тщательно продумать УТП и не скупиться на рекламный бюджет.
• Спрос на направления, визовое законодательство и авиабилеты постоянно меняется. Когда вы думаете о том, как открыть собственное турагентство с нуля, приготовьтесь молниеносно принимать решения.
• Конфликты — часть работы. Удовлетворить запросы всех клиентов и предсказать форс-мажор (например, задержку рейса из-за тумана) — невыполнимая задача. Вот почему вам нужна стрессоустойчивость стали.

Похожие записи:

• Пособие на ребенка в Краснодарском крае в 2023 году
• Уголок потребителя. Какая информация должна быть на нём?
• С какого возраста можно обучаться на права: новые правила 2022 года