Как оформить совмещение должностей и сколько за это платить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить совмещение должностей и сколько за это платить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Под совмещением подразумевается исполнение сотрудником по просьбе руководства дополнительных к основной работе обязанностей в течение своего трудового дня. Такая ситуация возникает обычно в случае, когда необходимо исполнять работу отсутствующего по разным причинам работника параллельно с выполнением своей основной работы. График работы этого сотрудника становится более плотным.

Ограничения для совмещения

В кодексе нет информации об ограничениях совмещения должностей. Практически любому сотруднику организации может быть назначена такая работа. При этом следует учитывать два важных фактора:

Любое совмещение должно быть включено в рабочее время, а не сверх его нормы.

Желательно совмещать должности схожих профессий или квалификации работника. Это связано с более грамотным выполнением обязанностей без потери времени на обучение.

Тем не менее не стоит забывать о привилегированной категории граждан: беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники и матери с детьми до трех лет. Хотя закон не запрещает устанавливать им увеличение нагрузки, но лучше подстраховаться от неприятных последствий. Для этого можно обговорить все условия труда, оценить их применимость к данным лицам и подписать все необходимые документы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос 1. Обязательно ли отражение факта совмещения сотрудником должностей в табеле рабочего времени?

Ответ: Такой необходимости нет, поскольку сотрудник выполняет обязанности в рамках одного трудового дня. Предоставленное рабочее время не меняется.

Вопрос 2. Нужно ли вносить в ТК сотрудника запись о факте совмещениям им должностей?

Ответ: Говоря о совмещении в пределах одной организации, когда работник выполняет обязанности в рамках 2-х должностей в один рабочий день, записи вносить нет необходимости. Запись необходима, когда для работы по совмещаемой должности работнику нужно дополнительное время – отдельное от основной работы. Обычно в таких случаях заключают еще одно трудовое соглашение.

Вопрос 3. Если во время совмещения должностей с работником не заключают еще одно трудовое соглашение, каким образом предусмотреть его материальную ответственность на второй должности?

Ответ: Тут нужно оформление не ТД, а договора, отдельно предусматривающего такой вид ответственности сотрудника на занимаемой им должности.

Порядок оформления совмещения

1. Первым делом нужно удостовериться, что должность, которую планируют предложить сотруднику для совмещения есть в штатном расписании организации. Если по каким то причинам этой должности нет, в расписание вносят необходимые изменения. При этом, для предлагаемой должности может быть предусмотрена любая штатная единица (1 ставка; 0,75 ставки; 0,5 ставки и т.д.). Ставка определяется в данном случае только объемом возможной работы.
2. Получить письменное согласие сотрудника. Специально разработанной формы для оформления согласия работника нет, поэтому оформить решение можно одним и трех способов:

• соглашением сторон;
• письменное предложение о совмещении должностей, на котором при ознакомлении сотрудник ставит резолюцию о согласии;
• заявление сотрудника, в котором он выражает согласие на совмещение.

Особенности доплаты за выполнение обязанностей на время отпуска

Согласно ТК РФ каждому сотруднику полагается ежегодный отпуск с оплатой. На этот период вместо него приходится исполнять его обязанности другому сотруднику. Исполнение обязанностей коллеги, находящегося в отпуске, часто не оплачивается, и сотрудник за эту работу не требует доплату, часто по незнанию закона. Руководитель вправе не делать ему доплату в случае, если отсутствие доплаты предусмотрено договором, поскольку замещение было включено в перечень основных обязанностей сотрудника. Такое положение, безусловно, выгодно работодателю, так как, включая сразу в условия договора пункт об обязанности работника замещать коллег на время их отпуска, не предусматривая за это оплату, он существенно экономит.

Важно! При подписании первоначального договора о трудовых взаимоотношениях каждому сотруднику следует внимательно относиться к каждому пункту условий, включенных в этот документ, иначе придется выполнять дополнительный объем работы, не получая за нее никакой оплаты.

Допущенную оплошность можно исправить, если пункта об обязанности замещения отпускников в договоре нет. Для этого следует составить дополнительное соглашение. Работодатель не вправе отказывать сотруднику в подписании такого соглашения, включающего условие об оплате за замещение отпускника. Это положение может быть разовым или в дальнейшем включено на постоянной основе.

Работник при подписании дополнительного соглашения должен знать все условия совмещения. При этом работодатель не вправе изменить сумму доплаты в меньшую сторону в одностороннем порядке. Все изменения должны производиться только с заключением нового дополнительного соглашения.

Любая из сторон может досрочно прекратить действие договоренностей, уведомив другую сторону об этом не позднее, чем за три дня, письменно. Они автоматически прекращаются при истечении срока действия соглашения.

Совмещение должности руководителя организации имеет свои особенности. В частности решение об этом, а также согласование соответствующей доплаты производится органом, который имеет полномочия назначать руководителя на должность и заключать с ним трудовой договор.

Очередной отпуск предоставляется работнику в соответствии с графиком, утвержденным по его основному месту работы.

Служебка не входит в разряд документов, законодательно обязательных к ведению. Однако если организация использует такого рода бумагу в своем внутреннем документообороте, необходимо оформлять ее с соблюдением всех общепринятых требований к ведению деловой переписки. Стоит изучить следующие документы:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует правила и стандарты оформления;
• ФЗ-125 поясняет сроки и условия хранения документа;
• внутренние локальные акты учреждения устанавливают необходимость и порядок подачи документа.

Правила оформления совмещения

При назначении дополнительных рабочих функций сотруднику должны соблюдаться правила, установленные законом. Они обозначены в статье 60.2 ТК РФ.

1. Закон не позволяет вменять совмещение работы без согласия самого сотрудника. Поэтому вопрос исполнения им дополнительной нагрузки, не входящей в его должностные обязанности, должен обязательно быть с ним согласован за месяц до ее необходимости. Также условие дополнительной нагрузки в определенных случаях может предусматриваться в трудовом договоре. Но даже тогда от работника должно быть получено согласие на расширение объема его работы на определенный период.
2. После получения согласия сотрудника на расширенный фронт работы выпускается приказ, констатирующий возложение на него дополнительной работы. С приказом, сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
3. Работник может отказаться от дополнительной нагрузки до истечения срока. Он обязан уведомить об этом руководителя не позднее трех рабочих дней до прекращения исполнения дополнительной работы письменно.
4. Законом не ограничен минимальный и максимальный срок исполнения дополнительной рабочей нагрузки. Для каждого случая он обсуждается с сотрудником предварительно на стадии подписания соглашения.
5. При отсутствии в трудовом договоре условия возможного совмещения обязанностей работодатель должен заключить с сотрудником дополнительное соглашение к нему, в котором следует указать:

• описание дополнительных функций;
• объем совмещаемой работы;
• срок исполнения совмещения;
• условия доплаты за совмещение.

Совмещение профессий (для рабочего персонала) или должностей (для административного и инженерно-технического персонала) предполагает выполнение работы сверх зафиксированной в трудовом договоре.

Определение такой подработки дано в статье 60.2 Трудового кодекса. Дополнительная работа выполняется в пределах основного рабочего времени без переработки, за счет повышения интенсивности и производительности труда.

Важным отличием совмещения от совместительства является выполнение дополнительных задач не в свободное, а в рабочее время. Совмещение возможно только по основному месту работы.

Сходным образом регулируются несколько ситуаций, при которых на гражданина возлагается выполнения дополнительных задач:

• совмещение;
• выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника в т.ч. при наличии вакансии;
• появление дополнительного объёма работы в рамках основной специальности.

Оформить совмещение можно только при наличии согласия работника как с порученной дополнительной работой, так и оплатой за её выполнение. Совмещение оформляется в письменном виде.

Порядок оплаты при совмещении должностей

Об особенностях оплаты труда при совмещении должностей рассказывает статья 151 ТК РФ. Статья не устанавливает конкретных норм, разрешая устанавливать размер доплаты по соглашению сторон с учетом характера и объема выполняемой по совмещению работы.

На практике размер оплаты за совмещение может быть установлен как в абсолютном значении (в рублях), так и в процентном соотношении к окладу, причитающемуся по штатному расписанию сотруднику в должности, по которой происходит совмещение. При этом верхних значений по оплате не предусмотрено, но косвенно таким ограничением может служить, например, объем средств, запланированных на оплату совмещения.

Важно также помнить, что оплата за совмещение облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, включается в средний заработок во всех необходимых случаях, а также учитывается при расчете больничных выплат и пособий по беременности и рождению ребенка.

Отмена (прекращение) доплаты за совмещение должностей

Прекращение или отмена начисления доплаты сотруднику за совмещение обязанностей может случиться при наступлении различных обстоятельств:

• истечение срока действия дополнительного соглашения, в котором регламентировалось совмещение обязанностей;
• отсутствующий сотрудник, обязанности которого временно исполнял другой работник, вернулся к исполнению своих обязанностей. Либо же для их выполнения был взят новый сотрудник;
• работодатель в одностороннем порядке решил прекратить договор о совместительстве;
• совместитель также имеет право расторгнуть допсоглашение, он может больше не хотеть исполнять обязанности за двоих, так как их увеличение оказалось ему не по плечу.

Причина разрыва дополнительного соглашения о совместительстве не требует документального подтверждения. Важным в данном случае (при досрочном расторжении) является необходимость заранее уведомить о таком решении вторую сторону не позднее чем за три рабочих дня (не календарных). Предупреждать лучше письменно, форма свободная. Разрыв допсоглашения во всех случаях, кроме истечения срока его действия, необходимо оформить в виде письменного приказа, который явится основанием для бухгалтера остановить доплату. В приказе должны быть обозначены несколько обязательных пунктов:

• причина прекращения дополнительного соглашения;
• дата остановки начисления средств по оплате совмещения;
• подпись работодателя;
• подпись сотрудника, означающая его согласие и свидетельствующая о том, что информация до него донесена.

Размер в 2021 г. по ТК РФ

Законом не определены рамки оплаты за выполнение работы по совмещению профессий или замещению временно отсутствующего работника. Но устанавливая компенсацию, следует помнить о действии некоторых правил:

• условия труда и его оплата не должны ухудшать действие основного трудового договора работника;
• за каждое совмещение или исполнение обязанностей назначается определенный размер доплаты, который указывается в дополнительном соглашении. Выражаться он может как в виде процента от оклада сотрудника, так и в виде фиксированной суммы;
• доплата приравнивается к компенсационным выплатам и с нее удерживается подоходный налог;
• доплата входит в средний заработок и к ней применяется районный коэффициент и процентная надбавка;
• логично устанавливать доплату, размер которой не будет больше оплаты по замещаемой должности.

Наиболее распространенным явлением, когда необходимо оформлять совмещение должностей является отпуск одного из сотрудников компании. Чаще всего назначают временного исполнителя на период отпуска основного работника.

В любом случае составляется дополнительное соглашение и приказ на совмещение или замещение. Отдельно прописываются должностные обязанности, которые должен выполнять сотрудник в свое рабочее время. Особенностью такой работы является ее кратковременность.

Обычно сроки отпуска известны и прописываются во всех документах. Такой вид совмещения так и называется «на период отпуска основного работника». Компенсация надбавки выплачивается за весь период работы. Если она длится меньше месяца, то рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Минимальный размер выплаты

Как было обозначено ранее, трудовые нормы не устанавливают никаких максимальных ограничений по суммам доплат сотрудникам, выполняющим работу на условиях совмещения.

Фактическое вознаграждение за работу прямо связано с установленной между сторонами (работником и работодателем) договоренностью, которая отражена в доп. соглашении.

Сам работодатель делает акцент на выгоде экономической составляющей вопроса. По этой причине случаи «сверхдоплат» крайне маловероятны. Проще будет оформить другого сотрудника на временно пустующую должность.

Объем доплат определяется обычно так, чтобы он не был выше оклада, начисляемого по основной работе совместителя.

Оформление совместителя

Для того чтобы допустить совместителя к работе, необходимо подписать с ним трудовой договор. Для этого сотрудник должен принести на предприятие копию паспортных данных, копию документов об образовании – если того требуют условия работы, и написать заявление о приеме на работу по совместительству. Порядок приема на работу одинаков и для внешних совместителей, и для внутренних – разве что у внутреннего совместителя необходимые документы уже могут храниться в отделе кадров предприятия.

После приема документов работодатель и совместитель подписывают трудовой договор.

Договор должен содержать:

• официальные реквизиты документа (название, дата составления, адреса и подписи сторон);
• пункты о правах, обязанностях и ответственности сторон (работника и работодателя);
• пункт о сроке действия договора и порядке его расторжения;
• пункты о режиме труда и отдыха работника;
• пункты об оплате работы по совместительству.

Договор работы по совместительству может быть составлен на основе типового трудового договора, который используется на предприятии. Необходимо лишь переписать некоторые пункты с учетом особенности труда совместителя.

Похожие записи:

• Какие льготы положены инвалидам 3 группы в Украине
• Пособие по безработице. Кому положено и как оформить
• ОСАГО 2023: что изменилось, где оформлять выгоднее и планируется ли подорожание