Кадровое делопроизводство – функции и виды

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство – функции и виды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работа в отделе кадров: что нужно? Для того чтобы стать сотрудником отдела кадров требования выдвигает каждая компания. Конечно, нет специального образования, где можно получить диплом кадровика, но большим успехом в данной сфере пользуются выпускники социолого-психологических факультетов.

Специалист по управлению персоналом: требования к знаниям и умениям

Кадровый специалист — это сотрудник отдела кадров, который занимается ведением делопроизводства в компании.

В обязанности кадровика входит:

• ведение воинского учета;

• прием сотрудников на работу;

• составление графика отпусков;

• ведение кадровой документации;

• расчет пенсий, льгот и компенсаций;

• составление расписания сотрудников;

• оформление дисциплинарных взысканий;

• оформление и хранение трудовых книжек;

• подготовка локальных нормативных документов;

• подготовка приказов, касающихся кадровых вопросов;

• формирование отчетности для государственных органов.

Квалификационные требования к кадровикам предполагают наличие у специалистов следующих знаний и навыков:

• нормы деловой этики;

• Трудовое законодательство;

• порядок работы с базами данных;

• принцип расчета выплат работникам;

• законодательство РФ о персональных данных;

• правила регистрации документов в информационных системах.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

• Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

• Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

• Монотонность работы.

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

• Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.

• Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.

• При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

Инспектор по кадрам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя).
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Работа в отделе кадров: что нужно?

Часто для приема на должность кадровика работодатель требует наличие опыта. Если такового нет, то можно для начала отработать в небольшой организации, где требования к сотрудникам могут быть не такими высокими, как в крупных и известных организациях.
Раньше работа в отделе кадров ассоциировалась только с перекладывание бумажек и осуществление рутинной деятельности. Сотрудников кадровой службы выбирали без особого энтузиазма и этот отдел считали нахлебниками предприятия, часто передавая их функционал бухгалтерии.

Важно правильно составлять расписание.

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Образование и обучение,опыт практической работы

Что интересно. Для работы с документами (обобщенная трудовая функция: документационное обеспечение работы с персоналом (А)) требуется наличие среднего профессионального образования (по программе подготовки специалистов среднего звена), не считая дополнительного, а вот для всех остальных 7 обобщенных функций только высшее образование, также с дополнительным образованием. Причем у некоторых трудовых функций конкретизируются непосредственно уровни высшего образования, например, для поиска и оценки персонала можно обойтись образованием уровня бакалавриата, а вот руководители отдела персонала (обобщенные трудовые функции: операционное (G) и стратегическое (H) управление) уже должны иметь высшее образование уровня специалитета или магистратуры.

Что касается опыта практической работы. Согласно указанному стандарту опыт работы (не менее 5 лет) требуется только для двух обобщенных трудовых функций: операционное управление персоналом и подразделением организации (G), стратегическое управление персоналом организации (H). Для всей остальной кадровой работы указанный стандарт требования к опыту работы не устанавливает.

Обратите внимание, в профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом среднее или высшее профессиональное образование указаны без привязки к его виду (специальности, направления), также отсутствуют коды ОКСО (классификатора специальностей по образованию), т.е. предполагается, что кадровик может иметь любое образование.

Хотя, все же стоит отметить, что наличие «профильного» образования является неоспоримым преимуществом при поступлении на работу, главное, выбрать специальность более близкую к предполагаемой кадровой работе (обязательны часы по трудовому праву).

Так сегодня можно получить образование:

• менеджера (управление персоналом);
• документоведа (документоведение и документационное обеспечение управления);
• специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста (документационное обеспечение управления и архивоведение);
• юриста (юриспруденция) и т.д.

Обязанности менеджера по персоналу

• Оценка потребности в персонале.
• Поиск, подбор, отбор и адаптация сотрудников.
• Определение систем оплаты труда, мотивации и стимулирования.
• Организация обучения и развития сотрудников.
• Разработка инструкций, технологических карт, бизнес-процессов, корпоративных стандартов, локальных актов, регулирующих деятельность персонала.
• Участие в оперативном управлении и решение текущих вопросов.
• Контроль за работой персонала.
• Аттестация и оценка сотрудников (в том числе – «материальная», то есть определение премиальной части ЗП, оплаты на основе KPI).
• Кадровое делопроизводство, учет рабочего времени (приказы, табеля, графики и т.д.).
• Совершенствование корпоративной культуры, условий труда.

• Анализ эффективности использования человеческих ресурсов на предприятии.

Что должен знать и уметь менеджер по персоналу?

Чтобы работать HR-менеджером, необходимо знать:

• Трудовое законодательство и кадровое делопроизводство.
• Организационную психологию, мотивацию трудовой деятельности людей.
• Теоретические основы процессов управления человеческими ресурсами.

• Региональный рынок труда.

HR-менеджер должен уметь:

• Эффективно вести переговоры с людьми, влиять на их поведение.
• Оценивать профессиональные и личные качества сотрудников.
• Уметь продвигать вакансии на рынке труда, пользоваться разными ресурсами для поиска сотрудников и мониторинга ситуации.
• Решать конфликты, служить посредником между работниками и работодателем, разными отделами и специалистами.

• Разрабатывать профили должностей, нормативные документы, регулирующие труд, системы мотивации в организации.

Также часто HR-менеджерам требуется знать специфику деятельности компании, в которую они подбирают сотрудников. Кадровые агенты, работающие в качестве фрилансеров, как правило, имеют специализацию – кто-то занимается подбором строителей, а кто-то – врачей.

Специалист отдела кадров (его также называют кадровиком и инспектором по персоналу) – это работник компании, в ведении которого находится кадровое делопроизводство. Его основные обязанности: оформление нового сотрудника, составление необходимых документов, выдача справок работникам, оформление отпуска, заполнение трудовых книжек и тому подобное.

Если компания достаточно крупная и в штате состоит несколько кадровиков, весь объем обязанностей может быть поделен между ними. Например, один отвечает за бумажную работу, другой занимается исключительно охраной труда, третий выполняет функции HR.

Начальник отдела, как правило, решает глобальные и сложные вопросы. В частности, принимает участие в судебных разбирательствах (трудовых спорах) как представитель работодателя.

Деятельность кадровика имеет ориентацию на трудовой процесс. Этим он отличается от «эйчара». Его работа базируется на строгих законодательных нормах, судебной практике, внутренних инструкциях и локально-нормативных актах, принятых в компании.

Идеальный вариант для карьеры кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но работодатель предпочтет кандидата с профильной подготовкой.

Поступая в высшее учебное заведение, выбирайте специальности «управление персоналом» или «документоведение и архивоведение». Они лучше всего подойдут для вашей будущей работы в кадровом отделе.

По этим профилям подготовку специалистов ведут многие вузы России. Для примера перечислим несколько:

• Московский финансово-юридический университет (документоведение и архивоведение).
• Кемеровский госуниверситет (документоведение и архивоведение).
• Санкт-Петербургский госуниверситет гражданской авиации (управление персоналом).
• Российский новый университет (управление персоналом).
• Нижегородский технический госуниверситет им. Р. Алексеева (документоведение и архивоведение).

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам

Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:

• подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
• подготовку документов к сдаче в архив;
• контроль за трудовой дисциплиной;
• организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
• организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
• разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
• оформление служебных удостоверений и их выдачу;
• формирование и эффективное использование кадрового резерва.

Каковы права и ответственность ведущего специалиста

Ведущий специалист обладает правом принимать непосредственное участие в обсуждении вопросов, которые напрямую связаны с работой кадровой службы. Правом является и внесение предложений по улучшению деятельности кадровой службы, совершенствованию методик работы и устранению существующих недостатков. Узнайте, обязана ли организация составлять должностные инструкции

• ознакомление с проектами всех решений, принятых руководителем отдела или руководителем компании по направлению деятельности;

• присутствие на совещаниях комитетов или рабочих групп, а так же других собраниях сотрудников по направлению деятельности;

• осуществление взаимодействий с сотрудниками всех филиалов, структурных подразделений;

• требование от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

• действие от имени отдела кадров и представление его интересов во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;

• личное запрашивание или по поручению руководства от иных структурных подразделений информации и документов, необходимых для качественного исполнения должностных обязанностей;

• привлечение специалистов структурных подразделений с разрешения директора по персоналу или руководителя отдела кадров к решению основных задач по направлению деятельности;

• визирование и подписание документы в пределах своей основной компетенции;

• представление кадровой службы организации при взаимоотношениях с внешними компаниями по направлению деятельности.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

• на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
• где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
• где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Похожие записи:

• Возврат часов: пошаговая инструкция
• Кто осуществляет поверку электрических счетчиков без снятия
• Пояснение для банка экономического смысла