Возмещение командировочных расходов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Государственному служащему по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, возмещаются расходы на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (п. 21 Порядка):
-
к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения службы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
-
из одного населенного пункта в другой при командировании в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах.
Нормы возмещение командировочных расходов на проезд приведены в таблице.
|
Нормы возмещения возмещение командировочных расходов |
Командированный сотрудник – гражданский служащий |
||
|---|---|---|---|
|
замещающий высшие должности гражданской службы категории «руководители» |
замещающий высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты» |
замещающий главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы |
|
|
Проезд воздушным транспортом |
По билету I класса |
По тарифу бизнес-класса |
По тарифу экономического класса |
|
Проезд речным транспортом |
Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров |
Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров |
Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров |
|
Проезд железнодорожным транспортом |
В вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса |
В вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения |
В вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения |
СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ
Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.
- Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
- Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
- Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
- Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
- Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
- Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
- Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Командировочные расходы за границу
Постановлением Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261, в ред. от 21.03.1998 N 325, установившим порядок и размеры выплаты суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, Минфину России разрешено по согласованию с МИД России в необходимых случаях вносить изменения в эти размеры, а также устанавливать размеры суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств в тех случаях, когда эти размеры не были ранее установлены. Кроме того, предусмотрено право устанавливать предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за границей для лиц, находящихся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств, исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостиницах среднего разряда.
Минфином России по согласованию с МИД России в 1996 г. пересмотрены размеры суточных в иностранной валюте при командировках на территории ряда стран, где находятся российские загранучреждения (Письма Минфина России от 29.03.1996 N 34 и от 27.12.1996 N 110). Пересмотр размеров суточных был произведен в связи с изменениями уровня стоимости жизни в этих странах.
Проведение дальнейшей работы по пересмотру размеров выплаты суточных в иностранной валюте в значительной мере обусловлено подготовкой в МИД России предложений по оптимизации размеров выплаты указанных суточных и разработке экономически обоснованной методологии определения этих размеров.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Положение о командировках
Компании, предполагающие осуществление командировок сотрудников в ходе своей деятельности, должны иметь собственное разработанное Положение о командировках. Это необходимо для того, чтобы были учтены все нюансы функционирования компании. Положение о командировках – это внутренний локальный акт, поэтому единой формы не существует. Разработка данного документа – одна из первоочередных при создании компании.
Позиции, которые должны быть отражены в Положении о командировках:
- виды командировок: по РФ или за ее пределами;
- структура допустимых расходов, подлежащая возмещению из средств компании;
- величина возмещения конкретно по каждой позиции структуры расходов;
- ситуации, при которых сотрудник может отказаться от командировки. Это, в обязательном порядке – все варианты, предусмотренные Трудовым Кодексом РФ (ст. 203 , 259 , 264 , 268 ТК ), а также иные ситуации, предусмотренные работодателем;
- прочие нюансы, присущие конкретной организации.
Положение о командировках необходимо для четкого регламентирования расходов при работе сотрудников вне компании. Это нужно и для верного расчета базы налога на прибыль. Дело в том, что запротоколированные командировочные расходы разносятся в статью затрат компании. Денежные суммы этой статьи вычитаются из налогооблагаемой базы налога на прибыль. Таким образом происходит минимизация налогообложения.
Положение о командировках не применяется в случае, если трудовая деятельность сотрудника за пределами компании не превышает 1 дня и не связана с перемещением в иной населенный пункт.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
Что подразумевается под служебной командировкой
Нередко сотрудники предприятий направляются по приказу начальства для исполнения поручения по работе на некоторое время в место, отличное от рабочего, где служащий исполняет должностных обязанности.
За сотрудником, который отправляется в командировку, сохраняется его должность, рабочее место, величина оклада. Затраты, которые понесет служащий в ходе поездки, будут возмещены руководителем. При этом роли не играет, справился ли работник с выполнением служебного задания, ради которого отправлялся в командировку, или нет.
Следовательно, не каждая поездка по работе признается с точки зрения закона командировкой. Если работник был нанят для осуществления работ разъездного характера, его поездки не оформляются как командировки. Такие служащие получают надбавки к окладу, а командировочная компенсация им уже не положена.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.