Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Недостатки бумажного документооборота

У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:

• получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
• большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
• ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
• финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Экономия на операциях за счет уменьшения количества ошибок

Электронный документооборот, если мы говорим о формализованных документах, гарантирует единообразие документов. Так как документы одного вида имеют одинаковую структуру, и она проверяется системой ЭДО, это позволяет сключить ошибки, связанные с неправильным оформлением или форматами – а это , между прочим, составляет около 20% от общего объема ошибок при бумажном документообороте. Конечно, ЭДО не защищает от ошибок в документах по существу: например, таких, как, ошибка в цене. Но при должной степени автоматизации эти ошибки можно отслеживать в системах покупателя в автоматическом режиме. Например, при получении накладной xml -файл документа можно загрузить в систему управления товарами покупателя и сразу же сравнить цены в накладной и в системе. Если цены не совпадают (например, в систему заведены цены из приложения к договору, а в указана другая цена, которая в договоре не была обозначена), то система выдает ошибку. В этом случае покупатель может связаться с продавцом, сообщить о неправильных ценах и затребовать правильный документ.

И, наконец, пара слов о прекрасных свойствах интеграции

Если документ автоматически загружается в систему – а это возможно для формализованных электронных документов при условии интеграции с учетной системой – то можно автоматизировать не только ручной ввод (и минимизировать ошибки, связанные с ним), но и проверку ошибок. Выше был описан пример проверки цен в накладной – он как раз иллюстриует, как это организовать при условии интеграции системы ЭДО с системой управления товарами.Уже сама по себе автоматизация загрузки документа дает большую экономию на процессах, связанных с вводом документов в систему, и корректировках неправильно введенных документов. Как я уже говорила выше, формализованный документ имеет четкую, законодательно определенную структуру, и его соответствие этим требованиям проверяетс я системой ЭДО. Поэтому все документы, прошедшие через систему ЭДО, гарантированно имеют правильную структуру – а значит, можно настроить их автоматическую загрузку в учетную систему. Стыковка систем для автоматизации обмена данными между ними называется интеграцией. Когда системы связаны друг с другом, документы, прошедшие проверку на правильность структуры, можно загружать в систему управления предприятием автоматически и таким образом получать экономию за счет снижения объема операций ручного ввода и минимизации ошибок при таком вводе.

Все это вовсе не означает, что людей, занятых вводом документов, нужно будет немедленно уволить (нет, мы не хотим роста безработицы!): персонал, занятый в таких процессах, можно будет переориентировать на другие задачи и дать, таким образом, возможность роста.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;

осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;

оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;

производит протоколирование всех процессов;

оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;

за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;

упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

   Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить УКЭП.

Минусы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права.

Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.

Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону.

При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

Важно

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.

Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.

Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.

Возможности интеграции СЭД

Интеграция СЭД с другими системами с целью создания единого информационного пространства для обмена документами и данными является популярным трендом для современных «цифровых» организаций. Поэтому выбирая редакцию СЭД, следует оценить и ее интеграционные возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.

Базовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и Libreoffice, а значит дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.

Стандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.

Расширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML- файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.

Таким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.

Похожие записи:

• Как действовать виновнику ДТП?
• Документы для получения паспорта в 14 лет в 2023 году
• Доверенность на продажу недвижимости